高职院校招生档案的保密与利用

　　【摘要】在具体实践活动中，高职院校招生档案管理具有两大问题，即重机密，轻利用重利用，轻机密，这两大极端问题必然会对档案管理工作的顺利开展带来一定的干扰，合理、规范地处理档案的保密和利用关系，基于遵循保密的条件下尽可能地发挥利用价值，是高职院校招生工作能够顺利进行的一个根本条件。
　　【关键词】高职院校；招生档案；保密；利用
　　一、高职院校招生档案保管过程中的保密工作
　　（一）构建法律政策新环境。按照我国《档案法》规定及招生工作具体要求，颁布与招生涉密档案相关的一系列管理条例，例如翻阅政策、外借规定、复印政策、保密条例、销毁规定等。遵循实际需求，对各个层次的利用工作者明确相应的利用范畴，明确不一样的审批流程，无论是谁，均无权随意阅览；从上至下构建严谨、有效的监督条例，完善不同岗位的具体职责，全面掌控，动态性调整，真正确保招生涉密档案管理工作的顺利进行，且使其凸显出精准性、及时性、全面性等特点。
　　（二）及时改变档案涉密度。招生档案在保管期间，其涉密度并非绝对固定的，而是伴随着时间的变化、招生工作的实际需求而进行调整的。招生档案管理工作者需要全面遵循《保密法》的具体规定，基于增强认识、提高协调能力的条件下，认真落实涉密制度、遵循涉密内容管理标准的要求，保障有法必依、执法必严、违法必查；积极面对上级保密机构的监督管理，认真做好招生档案的核查鉴别工作，合理调整招生档案开放利用度，促使招生档案管理工作能够朝着规范化、专业化、标准化的方向转变。
　　（三）增强招生档案管理人员专业水平。随着时代的发展，招生档案保密内容也在持续增多和更新，对此，档案管理工作者一定要具备较强的政治素养、崇高的职业操守，并以此为基础构建高水平的服务理念，在岗位中尽职尽责，积极工作，恪守岗位原则，确保机密安全不泄漏；同时也需要构建较强的保密观念，形成认真、积极的工作态度，经手处理的招生档案材料一定要完整、具体，确保手续完成、各个环节链接到位。
　　（四）增强库房硬件设施监管效率。对于高职院校各类档案库房来说，一定要遵循国家的相关政策规定进行专业设置，确保单独运行，不过招生部门一般没有库房保管条件，通常是随便堆放在一间办公室中，将其设置成招生档案库房。站在档案保密度的层面进行分析，绝密文件需要和非绝密文件单独存管，需增设保险箱、防盗锁等，禁止将库房设立在办公楼的最下层，其门窗一定要单独固定，且库房一定要和办公室保持一定的独立性，招生保密档案库房需要交给专人管理，同时需要颁布严谨、全面的库管规章条例，不相关人员禁止随便出入。由硬件设施等存管条件方面来分析，务必要增强招生保密档案的安全度。
　　二、高职院校招生档案利用过程中需要注意的事项
　　（一）认真鉴别档案保管期和保密期。按照招生工作的具体要求来看，认真鉴别档案保管期和保密期是非常重要的一项内容。准确研究、区分招生档案材料的实际价值与历史价值，有效地表现出招生档案的保管或保存价值，进一步确定其保管期。
　　（二）健全档案利用中的监督条例。对于档案利用监督来说，属于招生档案利用期间的一项保密管理活动。在利用过程中，需按照不同利用对象的各个动机，了解其心态、思维变化，增强重点监护效率。同时也需要全面宣传、强调利用档案的政策和规章条例，经常和利用者进行互动，了解其利用动机；能够动态化地进行全面监管，让所有利用者都处在有效的监督范围内；进一步研究利用者的具体变化与利用成效，多审查被利用的材料或档案，持续优化利用登记的监管政策，关于损毁招生案卷的违规现象，需要尽快上报，确保能够尽快查明，避免出现更大的损失。
　　（三）及时颁布涉密档案管理措施。在持续改变档案涉密度的过程中，关于之前将纸质卷宗或考生电子档案混合存管，引起机密泄漏等问题，能够通过分层管理的手段，对之前一些混在卷宗中的机密档案进行原封不动的处理，在普通查档过程中仅需明确相关内容，无需提供涉密档案的原件；对涉密档案单独存管，真正规避了机要和非机要档案的混合存管现象。并且，需根据招生档案内的卷宗密级设计录目或卡片，构建机密卷宗统计台账、存管位置索引，实施科学、规范的管理，全面操控，增强保密安全度，确保档案利用期间的保密工作能够顺利开展下去。
　　三、高职院校招生档案的利用途径
　　（一）积极处理安全保密与开放利用的相关性。对于招生管理部门来说，务必要扭转之前重保管、轻利用利用度小等保密理念，需遵循保、放相统一的管理原则，积极处理保密和利用的关系，主动做好对社会、考生信息的披露工作，构建开放档案的社会化政策，进一步突显出招生档案的潜在价值，在维护学校利益、考生正当权益的基础上披露开放档案；在档案利用提供服务的过程中，不单要积极主动，同时也需遵循保密规定，只要是涉及招生过程中存在保密要求的文件一定要认真保管，不可出现泄漏或损毁问题。
　　（二）安排好档案开放前的检查工作。这一环节是开放招生档案之前的一个核心过程，其作用是及时、有效地确定招生档案的开放和控制利用范围。相关工作者按照政策规定，对开放期的招生档案进行全面核查，明确开放和控制利用范围，然后通过相关领导按照具体核查结果，进行利弊分析，然后综合判断，最后确定答复结果，科学、及时、合理地开放招生保密档案。
　　（三）安排好档案开放前的整理工作。这一过程是增强开放招生档案的内在质量的必要条件。通过固有基础，给予全面整理，实现分类管理、组卷清晰、编目具体、排列完整等目的；构建完善档号，需满足开放后检索和存管等具体规定；明确各类检索工具，使相应的检索工具能够慢慢地变成以重要性检索工具为核心，以根本性检索工具为辅助，以阐述性检索工具为关键补充的检索工具系统，确保检索手段的全面化发展；对宝贵、机要的招生卷宗，需通过摘录、复制、拍照等手段进行复印，使档案副本完整存管。
　　（四）增强招生档案的完整性。在处理招生档案开放中的保密工作期间，也需遵循招生档案存管原则，确保完整、安全，不可由于温度、湿度等消极因素而导致文件损毁，对已经出现损毁的卷宗需要尽快修复；确保档案安全、完整，不可由于工作马虎而导致卷宗丢失或遗漏，不单要确保档案材料的安全，同时也需确保内容完整；确保档案开发利用工作能够顺利进行下去，档案排列一定要规范、科学，实现有目能查的目的。
　　四、总结
　　在高职院校的管理工作中，招生档案管理是一项重要工作。它是高职院校长期以来积累的一个重要资源，属于学校的重要财富，一定要给予珍惜与重视。利用招生档案管理，高职院校能够颁布全新的科学管理方针，同时借此机会在档案管理部门进行专业技能培训，帮助相关工作者掌握现代化档案管理技术，使大家能够更积极地参与到档案管理工作中來，以此促进高职院校招生工作能够顺利开展下去。当前，高职院校在我国相关政策的引导下不断发展，对此，其开展档案管理现代化体系是非常重要的，特别是在信息化管理方面的发展，也是一个重中之重的发展方向，增强高职院校招生档案管理质量，具有一定的现实意义与实践意义。
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