项目建设中设备档案的收集与管理浅谈

　　曹芳牛文贺韩华军
　　【摘要】设备档案是企业档案的主要组成部分，也是固定资产投资项目管理的重要一环。在企业申请项目竣工验收前，需要通过上级部门组织的档案单项验收。本文从项目建设部门兼职档案员的角度出发，结合近年来项目档案验收汇总的意见，分析了项目实施过程中存在的档案管理问题，从项目实施初期开始改进设备档案收集的程序，加强设备资料归档的强制性与明确性。
　　【关键词】档案；固定资产；投资项目；设备；管理
　　固定资产项目档案资料包括项目前期论证阶段、项目实施过程阶段及项目竣工验收阶段的全过程文件资料（载体形式不限），涵盖了立项、可研、初设、施工、安装、单项验收、竣工转固的方方面面。自五年计划开展以来，国家加大了固定资产投资力度，严格控制各企业投资计划，并将投资项目档案单项验收作为申请项目竣工验收的最后一个必要环节。笔者统计了单位近7年来进行过档案单项验收的4个固定资产投资项目，设备档案占有固定资产项目档案的五分之四以上。确保设备档案资料的完整性、系统性、安全性、高效性，对项目顺利通过竣工验收顯得格外重要。
　　一、档案收集阶段存在的问题
　　一般固定资产投资项目建设周期较长，实施跨度大，个别大型项目需要花费数年进行论证，这对项目档案资料完整性造成了不可避免的影响。综合了档案验收专家组提出的整改意见，针对项目实施环节归纳出以下几个档案问题：
　　（一）合同采用统一模板签订脱离实际。以往项目中商务合同采用的是经主管单位评审批复的合同模板，只要是货物采购，均为统一条款，未按采购性质进行区分，这使得在清点货物时无法与实际情况对应。如清点软件时，厂家无法按照合同要求提供图纸、保养手册等；清点设备时，无法提供检测报告、检定证书等。这使得合同条款无法具备应有的约束力和控制力，使后续执行脱离实际，可操作性差。
　　（二）清点资料与合同配件无法匹配。在开箱清点文件资料过程中，最经常出现的问题是现场收集的配件资料与合同配置清单不一致。如合同中包含电气控制柜、压力仪表、流量计、增压泵等辅机配件，现场收集不到或缺失，这是由于经厂家中间采购，已经进行了一次开箱或安装，在厂家发货前就已遗失并无法追回。还有部分仪器开箱时，会现场收集到很多阀门检测报告、流量计检定证书、控制部件合格证等文件，而在仪器本身无法对应找到这些配件，这就造成了档案资料无法分类系统整理，给后续的查阅和检索造成影响。
　　（三）归档资料无法溯源。在设备档案整理中，经常发现前后不一致，首位不呼应的现象，如：在形成的会议纪要中，会出现某时间该设备进行过专家评审；或是验收资料提到某次培训或调研，而在归档资料中找不到该文件记录。这是由于项目实施中过程资料未能及时收集整理汇总，如评审过程未形成纸质文件、会议结束未撰写会议纪要、现场培训未进行签到等。由于档案资料具有不可再生性，文件的缺失将无法弥补，这使得出现该类问题后无法整改。
　　（四）设备名称、型号等前后不一致。由于项目实施阶段需严格按照固定资产项目批复的参数执行，故形成的技术规格书、调研报告、商务合同及技术协议等前期资料均与批复新增的设备名称、规格型号、技术指标等参数一致。而实际到货的设备仪器，部分厂家是按照出厂编号、中英文缩写、厂家简称等编制型号名，或是按照行业标准、产品特点、组成特性等编制设备名称，导致合同列明的设备名称、型号等与设备实物上铭牌、出厂合格证等前后不一致。
　　二、改进项目档案管理措施
　　通过分析发现，以上几个问题绝大多数是由于项目实施初期和中期管理执行不到位所引起的。笔者从项目建设部门的角度，提出以下几个加强项目档案资料收集的措施：
　　（一）规范合同条款签订。项目建设部门在进行商务合同谈判或是进行招投标工作前，就应当在合同样本或招标文件中拟好移交的文件清单。由于商务合同是经双方页签并加盖公章确认的、具有法律效益的文件，所以合同中列明的移交资料是供货商在履约时必须要满足的商务条款，具有非常明确的强制性特征。如清点资料时出现缺件、不一致的情况，可根据合同约定向供货商要求及时补充或更换；如厂家无法提供或拒绝执行，可按照合同违约条款要求厂家赔付或拒绝支付相应款项。
　　（二）按照采购性质分类。固定资产投资项目新增的设备、仪器及软硬件，由于其性质不同，要求移交的归档资料也有明显区别。一般来说：对于新增设备，需要厂家提供出厂合格证、装箱单、使用维护保养说明书、图纸等资料；对于新增仪器，还需要提供出厂测试报告、检定证书等证明材料；对于新增软件，需要提供软件使用许可、授权等资料。如果按照国别来划分，又可分为进口和国产，进口的设备仪器和软硬件比国产的要增加许多证明材料，如（非）木质包装证明、原产地证明、质量数量证明、原厂合格证、原厂授权证明等。这就要求项目建设部门在合同签订时根据采购性质及国别，在单位合同模板的基础上，形成（国产）进口设备、（国产）进口仪器、（国产）进口软件等分类的合同模板，保证实施后期执行性及合理性。
　　（三）做到边形成边收集。以往在项目建设过程中，都是在某个实施节点完成后一次性归档，双方签署《移交单》。这样虽然方便设备建设部门与档案管理部门交接，减少移交次数，但往往缺少的资料是在移交后整理发现的，这时由于某些文件具有时效性等原因，无法追溯并再次收集，造成了设备档案缺失无法闭环。这就需要项目建设部门在项目实施时边形成边收集，采取：建立电子归档移交库，做到形成一份文件就录入库中，并备注（未归档已归档）；在评审、会议、谈判时留存纸质纪要，并将修改前后的文件一并收集归档，保证资料前后完整一致；在档案管理部门要求移交的节点前，通过电子报送方式先递交审查，如有缺件少件，补充完善后再进行纸质移交工作，减少移交反复。
　　（四）档案管理与项目建设同步。为了确保项目严格按《国防科技工业固定资产项目竣工验收实施细则》执行，单位下发了《固定资产投资项目档案管理规定》，明确了项目建设部门和档案管理部门的分工、归档范围及阶段性移交节点。从项目前期阶段开始，项目建设部门就要将档案整理工作列入项目实施计划，将档案管理与项目建设同步进行。与此同时，兼职档案员要及时与档案管理人员沟通交流，使其了解项目进展概况，把握好项目实施进度，合理提出各部分归档节点，使项目顺利通过档案单项验收及竣工验收。
　　三、结束语
　　固定资产项目档案工作是完成项目建设和竣工验收的前提和保障，它不仅永久记录下项目建设过程，也作为知识信息资源成为了企业的有形资产。要想提高项目档案的完整性、准确性和系统性，就需要项目建设部门和档案管理部门携手共进，以兼职档案员为桥梁，在实践中不断探索创新，寻找优化档案收集的方法，规范项目档案管理程序，提升企业的项目建设能力与管理水平。
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