制表基础规范的制表理念和思路让效率

　　编按：哈喽，大家好！之前我们发过很多函数类、技巧类的文章，相信各位小伙伴也从中学到了不少，但仔细想想还从未提过如何制表。说到这里，有些小伙伴可能就有疑问了，制表还需要学吗？不就是把数据录入在表中就行了吗？no！no！no！制表的原理，就好比英语的语法，大家都知道只背单词而不学语法是永远学不好英语的，excel也是如此，如果只学技巧，而不学习制表的原理，学的东西就只是一盘散沙。正确的制表理念和思路，才是提高我们日常工作效率的关键！（由于篇幅原因，本系列文章将分为上下两篇，本篇为上篇。）
　　【前言】今天的文章是一篇理论文章，没有函数技巧讲解，没有酷炫图表实例，也没有神奇的VBA教程，如果你想学技巧，那这篇文章不适合你的要求。但是如果你想让自己在使用Excel方面更加地得心应手，能够让构建的表格提高我们日常的工作效率，那么这篇文章是你的不二之选。
　　日常工作中我们会构建很多的表格，其实这些表格无论多少，都可以归结为三大类，作者将之归结为源数据表、关系信息表和统计分析表。只有明白了这三类表的特性和相互间的联系，我们才可以更好地使用函数、图表、数透、VBA等技术手段来处理。
　　正确的制表理念和思路，才是同学们学习Excel的基础中的基础，这将决定做出的表格是不是便于操作和统计，也将决定做出的表格间自动化协作能力的可发挥性。
　　一、源数据表是一套表格统计的核心
　　万丈高楼平地起，地基的牢固性是不容忽视的。我们日常使用Excel来处理工作中的数据统计、数据分析、制作图表等等，都离不开源数据表的使用，就像盖楼房一样，没有地基就没有楼；地基不牢，楼房则不稳。同理，没有源数据表，也就没有我们所有想要操作数据的可能性。源数据表不规范不全面，也会给我们一切以此为基础的制表过程造成很多的麻烦。
　　1、源数据表的来源
　　源数据表也就是我们平时说的，源数据、数据源、明细表、记录表等等叫法。它主要的来源有两种：
　　1）从某些办公软件中导出。
　　2）日常工作中，通过凭证、单据进行手工录入。
　　2、源数据表中的元素
　　表其实就是某个特定主题下的一个数据集合，它将具有相同属性的数据放在一起，由行列的形式来记录。
　　我们用下面的图例来说明，源数据表中的组成元素：
　　无论我们是从某些软件中导出的数据源，还是日常手动输入的，都应该按照这种结构来设计表格的架构。
　　3、字段的格式
　　字段的格式设计对于我们日常统计表格有着相当重要的意义，其主要的格式有两种：
　　文本：
　　1）特定意义的字符串，如姓名、性别、商品名称等。
　　2）由文字、字母、数字、符号组成的代码。
　　3）不需要计算的数字串，如电话、身份证等。
　　数值：
　　1）日期、时间，日期时间是一种特殊的数值，可以直接参与计算。
　　2）需要计算的数值，如数量、金额等。
　　3）百分数，如折扣。
　　提示1：字段的内容尽量拆分细致
　　表格中的每个字段也可以称为记录条的各个属性，这个属性设计的越全面，最后的统计工作就会越详细，数据剖析的就会越多维化，例如下面的例子就不言而喻了吧。
　　提示2：不要多种格式的数据写在一个字段中
　　既然我们规定了字段的内容，那么就要按照字段的内容来写，同时切记不可把不同格式的数据写到一个单元格中，例如下面的例子，相信大家对这样的数据一定都不陌生。烦恼都是自找的，不要自扰之。
　　如果这样的一篇数据摆在眼前，我会劝他好好看看今天的文章，如果你设计成下图的结构，是不是即便你不会使用函数等手段，统计数据也不会是一件难事。
　　4、源数据表的形态
　　Excel表格是平面的，从结构上可分为一维表和二维表。那么什么是一维表，或者二维表呢？其最主要的辨别方式就是，看每条记录条对应的各个字段属性是否独立。我们还以上面的数据为例：
　　一维表中，同列同属性，每条记录中各个字段的属性不一样；二维表中，同一个记录条中有一样属性的内容。一般情况下，我们的源数据表都是以一维表的结构来构建的，二维表往往作为统计分析表来体现，例如数据透视表的结构就是典型的二维表。
　　5、关键字字段
　　关键字的说法来源于数据库，是指表中一个或多个字段，它的作用是用于唯一地标识表中的某一条记录或某一个字段属性。在两个表间进行引用的时候，关键字用来在一个表中引导出另一个表中记录的内容，其具有唯一性的原则。如果设置了关键字字段，那么此列内容不能为空。
　　我们举个例子，说明关键字的重要性：
　　上图有表一和表二两部分，唯一可以联系的就只有姓名字段，可是显然记录条孙在两个表中产生了二义性，我们无法通过Excel的手段辨别表一中的孙到底是北大还是复旦的，那么关键字就起到了很大的作用。
　　因为学号是每个学生唯一的识别信息，所以如果表中有每个人的学号，那么我们就可以很轻易的使用VLOOKUP函数索引信息了。
　　E3单元格的函数：VLOOKUP（A3，A14：E18，COLUMN（C3），0）
　　然后，复制单元格E3，再选择E3：G11区域，鼠标右键选择性粘贴粘贴公式，即可解决我们的问题。
　　这就是关键字在日常表中的重要性，例如：身份证号、学号、商品代码、员工代码等等，因为都具有唯一性的原则，故经常被作为关键字字段使用。这也说明，为什么我们的源数据表往往手动记录的表，不如各种软件导出的表好统计，就是因为我们在自己建立源数据表的时候没有考虑到信息关联的关键字字段，但是基于数据库的各种软件本身运行的需要，这个主键值是一定会设置的！
　　在这里也特别的强调一个问题：大家没事儿别总用合并单元格！！！！！
　　源数据表，就让它每一行都是一个独立的记录条，觉得重复了劳动量，就去找方法，例如CtrlD、CtrlR这类填充性质的快捷键，数据有效性的选取式录入等等。我对我的学生一向都是重点建议慎用，甚至禁用合并单元格！！
　　【编后语】《源数据表》对于一套自动化的表格来说，是相当重要的，有那么一句话：如果源数据表做的规范，即便不会函数、VBA，也会提高80的工作效率。一点没有夸张，不信你就试一试。
　　今天的教程到这里就结束了，后续将继续为大家更新一套表格的关系纽带关系信息表以及体现效率的统计分析表，敬请期待。
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