论人事档案的知情权建设与信息化管理

　　【摘要】封闭式的人事档案管理模式已经走出了其固有的历史语境，在政治生活日趋制度化、民主化、公开化的今天，其封闭式和仪式化两个特点都与党和政府正在施行的政治改革南辕北辙，知情权的建设势在必行。新的信息时代，为人事档案的信息化提供了新的平台，也为知情权的建设提供了新的机遇。
　　【关键词】人事档案；知情权；信息化
　　作为中国干部组织管理工作的特色之一，人事档案多年来一直是相当一部分中国人入职、提升的重要依据，特别是对于公务员系统和事业单位人员系统中的人来说，人事档案具有特殊重要的地位，不仅在入职、提升时占据着重要的作用，很多时候甚至作为羁縻单位与个人之间关系的重要手段。然而，作为一个时代的产物，人事档案实行的是内向型封闭式的管理模式，这使得相当一部分人一生都无法接触自己的人事档案，对于关系和记录个体重要信息的人事档案一无所知。现有的《干部档案工作条例》第三十一条规定：任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
　　一、人事档案封闭式管理的历史根源
　　人事档案这样的封闭式管理模式来源于长期的革命斗争。在革命斗争中，组织管理部门必须集中保存关于自己下属成员的基本材料，以便于充分了解下属成员的基本情况，掌握下属成员的基本动态，形成对于下属成员的基本管理依据。特别是在一些政治路线或政治倾向斗争激烈的时期，上级党群领导组织对于下属成员的政治决议，同级党员群众之间对于组织成员的群众评议，都必须及时搜集，并且记入人事档案中，以便于密切掌握该成员的思想倾向和政治立场。这样的封闭式管理，是适合于人员成分复杂、思想潜流暗涌的革命时代的。新中国成立之后的一个很长的时间段内，阶级斗争依旧被作为整个社会的核心工作和主要矛盾，这样的情况下，人事档案依旧是组织管理部门掌握成员思想倾向和政治立场的有力武器，人事档案的封闭式管理依旧有其必要性与有效性，而且这种封闭式管理有些时候甚至带有某种仪式性，组织部门借助其神秘特征树立自身的权威性。
　　二、知情权建设：人事档案的改革方向之一
　　从改革开放开始，对于以往以阶级斗争为纲的治国方略进行了全方位的拨乱反正，整个国家的经济和政治建设都走上了健康发展的轨道，发展经济成为社会的中心任务，对于个体思想倾向和政治立场的管理，也从甄别式管理走向建设式管理，整个国家的政治宣传组织系统不再是以辨别、控制、剔除出非社会主义的人群为特点，而是更注重立足于从个体的幸福、民族的愿景角度来谈论社会主义，并且致力于将社会主义核心价值观建设性地植入社会的各个阶层，以此来维护稳定和发展的社会总态势。在细部的单位组织管理中，也在努力地走出之前的随意性和人治化模式，倡导制度化的、民主化的、公开化的新型组织管理方案。
　　其实，封闭式的人事档案管理模式已经走出了其固有的历史语境，在政治生活日趋制度化、民主化、公开化的今天，其封闭式和仪式化两个特点都与当代党和政府正在施行的政治改革南辕北辙。可以说，代表旧政治民主时期的封闭式人事档案管理模式，与当前不断发展的中国新政治民主形势之间，已经有了较大的缝隙。细读颁布于1991年的《干部档案工作条例》，其中已经带有新旧两种政治管理制度之间的冲突。例如关于个人知情权部分的，《干部档案工作条例》第三十一条规定：任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案，这是为了保证档案的内容特别是组织结论部分的内容不向外泄露；但是依照《干部档案工作条例》第五章第二十三条的规定：收集的材料，必须经过认真地鉴别，需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入干部档案，同期的《干部档案整理工作细则》第三章第十条更明确地指出：审查结论处分决定组织鉴定民主评议和组织考核中形成的综合材料，应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面，事实上，档案内部的所有材料内容，即便是组织结论的部分，每个人也是清楚的。前面部分的保密是适合于甄别式政治的保密，以免泄露组织决议的过程和结果，后面部分却规定了这些决议的过程和结果是必须向个人公开的这种管理条例内部的前后矛盾正是新旧政治文化交替时期特有的现象。著名的汤国基档案事件，如果放在旧的干部档案封闭式管理模式中，是不会引发争议的，因为在旧的历史语境中，档案中的组织结论一项，个人是无法知晓的，恰恰是在新的越来越强调公开和公正的历史语境中，他的悲剧遭遇才越发使人同情和议论。
　　毫无疑问，人事档案的逐渐公开，实现人事档案向本人有条件的部分开放和透明化操作，更能彰显人事档案存在的意义，也更符合当前中国越来越强调民主、公开的政治改革进程。2007年施行的《中华人民共和国政府信息公开条例》就明确规定，行政机关对于涉及公民、法人或者其他组织切身利益的信息，应当主动公开。从人事档案对于公民生活的有效干预功能来说，肯定是属于涉及其切身利益的，其逐渐公开也可以视为政治改革的一个重要内容。那么，剩下来的问题是：如何公开？公开到什么程度？
　　三、信息化管理：人事档案改革的方向之二
　　作为记录个人学习、工作经历的重要文件，人事档案的存在有其合理性，的确有助于组织部门了解其下属成员的思想、业绩状态和过往历史。就此功能来说，人事档案应该是一个开放的、容许用人部门随时查阅和添加的交互式系统；而就人事档案记录个体历史的切身利益表征来说，它又应该是一个同时容许个体查阅的单向性系统。传统纸质时代，承载这两种功能的是各个单位的档案馆、档案处和纸质的档案文本。在电子时代，承载这两种功能的就相应转为各个单位的档案馆、档案处和电子档案文本。我国当前的人事档案主体，基本上还是采用纸质的档案文本，这样的介质表达方式，需要耗费大量的人力物力来进行保存、调动工作，但是符合了人们习以为常的立字为据思维，短期内应该不会有太大的改变。但是，其弊端也是非常明显，就是不利于信息的公开与查询，而且容易造成丢失或篡改近年来，关于人事档案遭受丢失或篡改的报道也屡见不鲜。
　　从这个意义上来说，将人事档案的部分信息电子化，有助于人事档案的保存，人事档案的部分信息电子化，将使得人事档案的保真性相对增强，在现代化学药水的作用下，任何纸面的东西都不具有太大的可靠性，黑色墨水并不能有效地保证纸面档案的准确性。而更加难以防备的，其实是中国无孔不入的人际关系，在汤国基档案事件中，他的生活困境的破局，是来自于看到了熟人提供的声称禁止档案主人本人查阅的档案。将人事档案的内容及时纳入一个写入权限更为狭窄的电子备份中，有助于与纸面档案进行比对，进一步减少档案被篡改或被丢失的风险。
　　当然，人事档案的信息化，其更为重要的作用在于依据不同的查询主体，提供不同权限的查询业务，以便让其档案功能得到更为充分的发挥。人事档案存在的最重要功能是为组织部门提供选择人才的参考，这样的参考不仅应该包括公务员和事业单位，还应该包括企业，而目前的企业普遍都接触不到人事档案，导致了人事档案的内容也逐渐虚浮化，经常缺少实际内容。在人事档案信息化的基础上，适当向企业开放部分内容以供查询，以需求促进供给，最终从源头上增加人事档案的内涵质感，使之最终跃升为公民个人发展记录。而另外一个最重要的查询主体则是档案主人，开放一定的查询权限，可以使得个人的知情权得到充分的尊重，而且也更能适合当下中国思想政治的建设式管理方式，在公平、公正的基础上促进个体的奋发上进。
　　总之，知情权建设与信息化管理是一对互相依存、相互促进的矛盾统一体，是中國当代日趋制度化、民主化、公开化的政治管理改革的内在要求，在未来的人事档案管理改革中理应加以重视和研究。
　　【参考文献】
　　〔1〕翟福贞。人事档案信息化管理中的知情权与保密问题探讨〔J〕。兰台世界，2010（12）。
　　〔2〕孙振嘉。人事档案的知情权问题研究〔J〕。档案学通讯，2010（5）。