对企业信用信息档案化管理的一些看法

　　【摘要】由于多种原因，中小企业的企业信用信息缺失严重，成为中小企业进一步发展的瓶颈。因此，在当今信用社会、网络社会的背景下，完善中小企业信用信息档案化管理，成为促进中小企业发展的战略机遇。
　　【关键词】信用信息；档案化管理；看法
　　企业信用信息是指企业在日常生产经营活动中形成的，能够反映企业信用状况的资料与记录。企业经营过程中有较多的复杂情况，其中涵盖的方面也非常广泛，种类多种多样，企业信用信息主要包括下面多种方面的基本内容：生产经营质量信用、贸易合同信用、借贷信用、内部管理信用和纳税信用、服务道德信用。企业信用信息档案化的管理要先形成企业内部的信用信息档案，再进行日常的常态动态管理，确保企业信用信息的真实性、时效性、准确性和合法性。最终，实现为社会及企业自身服务的目的。
　　一、我国企业信用档案管理的现状及问题
　　（一）目前企业信用档案管理也尚不完善。在关于企业信用信息管理的法律体系建设中，只有几种较为片面的与信用有关的法律，如《合同法》《会计法》《票据法》《税法》等。虽有部分城市如上海和深圳等出台了关于信用方面的法律，但这些法律还没有形成健全的体系对企业进行有效管理。
　　（二）企业信用信息的隐蔽性、分散性使信息收集难度和信用档案管理难度有所增加。在当今社会，企业的信用信息主要分布在企业内部、工商管理、质检、银行等部门，企业信用信息的分布具有隐蔽、分散的特点，使得企业信用信息的收集较为困难。
　　（三）企业信用信息档案管理没有完全利用现代信息管理的技术。信用信息管理要求收集必须及时、完整和连续。过去的手工收集方法不能满足信用管理建设的需要，有一定的限制性、滞后性。
　　三、企业信用信息档案化管理的策略
　　（一）制定严格的信息管理制度及法律法规。国家在制定相关法制时应加快进程，尽快把信用档案管理工作纳入法制的轨道，通过政府主导促进企业信用档案体系的规范运作。基层政府负责制定总体规划与规章制度，培育和监管各级企业信用市场。按照特许经营、专业服务、商业运作的方向，发挥市场经济规范指导作用，有序建立起企业信用档案的体系。
　　（二）建立企业信用档案收集的体系。档案化管理的进行要有高效和正确收集档案的措施，尽量满足信息档案化高效管理的要求。从多个企业信用档案的整理收集来看，金融、工商、税务、质监多个部门要结合工作职责，主动充实企业信用信息的数据，为信用建设提供数据支撑和数据服务。信用信息在采集时可能具有不同的情况，信息采集方式应按照以下三种方式进行：可以采取定期采集、不定期采集和一次性采集三种方式结合进行。如企业经营状况这类一年总结一次的信用信息，可以根据其发布的惯例，采用定期采集信息的方式。
　　（三）优化企业信用档案管理方式。由于企业信用信息档案分布分散且种类多种多样。所以在具体的管理方法上也不要同于其他专门档案管理，首先自身必须有合理的管理方案。
　　（四）提高企业信用信息档案管理人员的专业素质。企业信用档案管理工作不仅复杂，还有着较强的专业性，信息范围涉及到企业的决策条件、人事信息、财务账目以及科技项目的开发和成果等方面。这就要求档案管理人员必须熟悉相关的业务知识。同时企业信用信息归集、使用和监督管理活动，应当遵循合法、客观、完整、准确、及时的原则，依法维护社会公共利益和信息主体的合法权益，不得侵害商业秘密和个人隐私。这也要求该类档案管理人员必须具备一定的政治觉悟。因此，企业应该重视企业信用信息档案管理工作，一方面对档案管理人员进行技能培訓，提高他们的业务能力；一方面要求档案管理人员积极参加政治和法律知识学习。企业可以采用考核激励机制，对于考核优秀的档案管理员要进行物质奖励，而达不到培训考核标准的员工，企业可以考虑将其调到其他岗位，要选择适合的员工来工作，以此提高档案工作人员的工作积极性和责任感。
　　（五）企业信用信息档案化管理的技术创新。在一些企业的信用信息档案化管理中，还有许多是手工抄写，保存纸质文档，错漏现象较普遍，保存的质量和使用的效能也不好。随着网络技术的不断发展，企业的信用信息档案管理工作变得更加便捷，具体体现在以下方面：一是企业信用信息档案管理拥有一个完整的网站服务体系。档案管理是一个复杂的工程，但是创建了档案电子系统，档案管理人员的工作就变得轻松了，可以在局域网中创建档案数据网站，就方便了搜寻档案数据以及拓展档案的传播范围，这个创新手段是新颖且方便的。二是创建一个电子文档管理中心。企业档案的资料有许多，包括管理性文件、人力资源档案。如此多的文件如果都以纸质文档管理保存，那么档案管理人员的工作任务是非常巨大且困难的。所以，为了更加便捷，应该创建一个电子文档中心，文件能够实现快速储存、保密等许多方面的功能，就可以减轻管理人员的工作量，也节约了成本。同时也能满足档案信息资源共享。
　　三、结束语
　　企业信用档案是企业整体信用状况的真实体现，是企业获得商业信任的绿色通行证，也是安全消费、公平交易（信贷、借贷、赊销、劳务等商务活动）的重要社会保障体系。因此企业信用信息档案管理必须与时俱进，紧跟信息化发展的步伐。结合档案的收集、归档工作等，运用现代信息技术进行综合性研究，真正实现企业信用档案管理的智能化、自动化，提高企业信用信息档案管理的整体水平，使之服务于企业，服务于社会。
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