科研档案保密工作的几点思考

　　熊军陈涛
　　【摘要】在经济、科技飞速发展的今天，国际的交流、技术中的合作逐渐增加，社会各个方面对于科研档案的利用要求也越来越高，经济、科技领域内涉密的载体复杂性、多样性不断增长，这对科研单位档案管理人员在科研档案信息化安全管理等方面提出了更高的要求。本文作者就面临的诸多新问题，对新时期科研单位保密工作提出了有建设性的意見和建议。
　　【关键词】科研档案；保密工作
　　一、科研档案保密工作的重要性
　　科研档案是在科研活动当中直接形成的，具有保存价值的文字材料、计算材料、实验数据、图纸表、图片、声像等各式各样的科技文件材料。科研档案同时也是工作人员的劳动结晶和智慧成果，是反映科学研究的真实活动记录、是重要科研信息的资源储备形式、是发扬现代科学与技术和经济建设的重要条件和依据。
　　科研项目档案管理是科研机构重要的基础性工作，作为船舶规范标准制订的科研机构，不仅涉及科研项目的研究、开发、科技公关等方面的重点内容，而且它还会涉及高新技术方面的机密、知识产权等问题。科研档案的保密管理工作显得尤为重要。
　　二、科研档案保密工作面临的问题
　　随着经济、政治、文化相互之间交流与合作的日益发展，科学技术的日益进步，科研的档案保密措施出现了一些新动态、新问题。作为知识和技术密集型的科研机构，科研档案保密工作一直是其档案管理工作中的一个重点和难点。
　　（一）领导重视程度不够，员工保密意识还有待加强。作为一个经济组织的群体，其首要目标在于创造效益，容易形成管理层重经营轻管理的局面，同时由于对科研项目档案管理重视不够，势必会造成相应配套的制度不够完备，约束保密要害部门的各个环节力度不够。
　　在我们的科研机构内部，由于对档案管理的重要性缺乏正确的认识，档案管理工作的保密意识淡薄，有些科研人员甚至对《保密法》并不了解，放松了对安全隐患的警惕。
　　（二）防范能力相对落后。随着信息时代和网络时代的来临，信息以及计算机的技术快速发展，给我们的科研档案工作中的保密环节带来了更多的挑战，通信和计算机的网络泄密事件日益增多。一是在工作中我们往往对建设好计算机网络考虑较多，对保密防范措施涉及较少，存在重建设使用，轻保密管理的现象。二是由于保密条款的不完善，存在一机多用、一机多联的问题。三是对红头文件的保密管理较为重视，而对计算机软盘、硬盘、光盘上的涉密信息的保密管理重视不够，疏于管理。
　　三、科研档案保密工作应采取的对策建议
　　为进一步提高科研档案信息资源的共享利用，档案安全成为档案管理中最关键、最根本的问题，为此我们要根据科研档案保密管理的特点与需求，提出科研档案安全建设的建议。
　　（一）强化知识教育，增强保密意识。领导的重视是做好科研档案保密工作的重要保证。我们一定要在努力做好自己本职工作之后，学习如何转变观念，由被动型转向主动型，深入开展以科普科研档案保密法律常识为主要宣讲内容的保密法制宣传的教育活动，及时加强各级领导干部和科研人员的保密观念，争取领导和科研人员的重视和支持，促进科研档案保密工作更好更快地发展。
　　（二）完善科研档案管理制度。对科研档案施行统一的管理，建立完善的安全规章与制度，加强对人员、部门的管理，按照国家安全保密的要求，科学地对信息保密等级进行划分，明确监管的职责，健全档案的收集、整理、保管、利用、借阅、保密等工作上的流程，推行档案工作的标准化、规范与管理，保持与项目管理办法互相匹配，保证科研档案的统一与延续性，以形成科研档案工作中的良性循环。
　　（三）坚持巡视检查制度。加强对涉密要害部门的管理，由专职科研档案保密人员定期对本单位的科研档案保密要害的位置进行安全专项检查，通过检查，及时发现问题，及时采取补救措施，及时堵塞泄密渠道。
　　（四）加强保密技术防范和管理。在科研档案保密技术发展上，我们要科学评估当前科研档案管理的效率、是否保密，是否采取行之有效的措施，对信息传递过程进行分级的管理和访问的权限控制，确保涉密载体与互联网实行物理隔离。同时为防止科研档案信息的泄漏和人为的破坏，要加强安全方面技术的开发，使用先进的安全技术和产品。严格责任制，严格控制涉密的计算机、涉密移动存储介质交叉使用、保存等各个环节的保密管理。
　　科研档案保密管理工作，是新时期、新形势下一项全新的工作，作为科研档案部门的管理人员要认真执行好岗位责任制首问责任制服务承诺制，通过各种形式调动、完善科研档案的保密管理工作，全方位地确保科研档案的安全性。