信息化背景下企业档案编研工作探析

　　【摘要】本文阐述了信息化背景下企业档案编研工作对提升企业竞争力、促进档案信息化建设以及满足新时期企业档案需求的重要意义；分析了当前企业档案编研工作存在的资源整合度低、选题范围狭窄、资料收集困难、成果展示利用形式单一等问题，并提出了相应的对策和保障机制。
　　【关键词】信息化；企业档案；档案编研
　　随着社会主义市场经济体制的建立和档案信息化工作的开展，新形势下的企业档案编研工作应充分利用档案信息化的建设成果，加强信息资源开发，探索市场经济下企业档案信息服务的对策及方向，把静态的档案信息转化为动态的为市场所需的知识，为企业创造更多的社会效益和经济效益。
　　一、信息化背景下企业档案编研工作的意义
　　（一）有助于提升企业竞争力。企业档案编研成果能够为企业的科研和管理人员提供一种业务学习资料，通过对档案编研成果的学习可以了解前人的工作成果，吸取前人的管理经验和教训，使企业在业务工作方面少走弯路。加强企业档案信息资源的开发，形成更多有价值的档案编研成果对弘扬企业文化、提升企业的竞争力有着不可忽视的作用。
　　（二）有助于促进档案信息化建设。档案编研工作需要对储存在系统中的档案信息内容进行挖掘，对数据库中的档案资源进行二次、三次开发，这些工作能够促进档案管理软件的有效利用，有利于真正实现档案信息化的全面建设。
　　（三）有助于满足信息时代企业的档案需求。在计算机网络广泛普及的信息化时代，档案编研工作可借助于信息系统和互联网等技术手段使得资料的收集更加丰富，编研成果的展示更加多样，用户利用更加快捷和方便。因此，信息化背景下的档案编研工作有助于满足企业内部甚至是社会公众多样化的利用需求。
　　二、企业档案编研工作存在的问题
　　（一）档案资源整合度低。首先，传统的企业档案以实体居多，很多还未实现数字化，信息资源的整合通常需要档案人员手工处理，工作量大，不利于档案的信息化编研。其次，档案资源比较分散，特别是随着信息化和网络化的普及，电子档案大量产生，目前主要以简单地存储信息为主，缺乏对档案信息的系统整理。
　　（二）編研选题范围狭窄。传统的档案编研选题主要依据馆（室）藏档案资源定题，库藏资源有什么，就编研什么，而没有对用户需求进行深入了解，编研工作耗费了档案人员大量精力，但没有发挥出应有的价值。在编研方式上，也主要是凭档案人员的一己之力，缺乏与其他部门人员的沟通协作，这就容易造成档案编研选题范围过于狭窄，往往是延续传统的主题，缺乏创新。
　　（三）编研资料收集困难。当前企业档案编研工作仍以传统方式为主，需要经历海选粗选精选的过程，既要保证收集的选题资源齐全、完整，又要对雷同重复、不具有研究价值、粗制滥造的成果剔除，耗时又耗力。随着信息化的发展，电子档案大量产生，库藏数字资源数量庞大且内容分散，导致所需的编研资料收集困难等问题出现。
　　三、信息化背景下企业档案编研工作的开展
　　（一）系统整合档案资源。数字化即对传统的文本、照片、录音、录像档案进行数字化加工，以适用于多媒体技术，为信息化背景下档案编研工作的开展提供充分的数字资源；有序化，即通过提高档案著录、标引的质量，建立完整的档案目录数据库和专题数据库，整合分散的档案资源，做好统计分析工作，使编研人员对库藏内容做到心中有数。特色化，即收集的档案除了按照法律法规规定需要归档的业务档案外，还可以设置企业特色档案数据库，集中收集能够反映单位特色的库藏资源，为体现企业特色的精品编研成果提供资源基础。多样化，即除传统的纸质档案外，还可建立多媒体资源库，收集图像、视频、网页等多媒体档案信息，推动编研成果形式多样化。
　　（二）拓展档案编研选题。档案编研人员在选择编研题目时，应通过用户需求进行调研，多方面了解企业领导和员工的利用需求。信息技术和网络环境为档案编研人员提供了与用户实时交流的条件，编研人员一方面可通过网络调查了解用户需求热点，收集用户对档案编研选题的意见与建议，另一方面，还可通过数字档案馆系统的借阅记录等信息，自动统计、分析企业档案和现有编研成果的利用情况，对用户的利用状态和利用规律进行量化，从而为档案编研工作的科学选题提供参考。
　　（三）多渠道收集编研主题资料。档案信息化建设正如火如荼地开展，很多企业档案馆（室）都在推进数字化进程，编研人员借助档案管理系统可以方便地对所需资料进行搜集。信息化环境下，档案编研选材的范围也比传统档案编研广泛得多。在编研过程中如发现缺少材料，可利用档案管理系统进行二次收集，能有效弥补传统选材易遗漏、缺失的不足。除传统的纸质档案外，还应注意结合录音、照片和录像等媒体资料。
　　四、结语
　　总之，编研工作是档案工作的一项重要内容，尤其是对企业发展意义重大。而在信息化发展进程中，很多企业的档案编研工作或未跟上信息化发展的步伐，或在向信息化转型的过程中出现了种种问题。这就需要企业档案人员转变传统的编研方式，不断探索信息化背景下编研工作的新方式，从而保障企业档案编研工作的顺利开展和企业档案信息化的不断发展。
　　【参考文献】
　　〔1〕张斌。德国企业档案馆的发展及其启示〔J〕。档案学研究，2012（2）：91。
　　〔2〕黄朝辉。企业档案编研工作的实践与探索〔J〕。档案学研究，2015（3）：63。