浅谈提升办公室秘书素质的对策

　　【摘要】伴随我国经济的高速发展，企业之间出现越来越多的竞争，办公室秘书素质的提升显得十分重要。企业办公室秘书不单单对自身的服务者、督办者以及参谋角色要有十分明确的认识，还应当不断地学习，使得自身的价值不断提升。
　　【关键词】秘书素质；对策研究
　　办公室在企业的运转工作中发挥着关重要的作用。在企业中，办公室可以进行信息的沟通，给企业各个部门传达工作信息，帮助企业的管理者进行工作安排，协调企业各个部门的工作。同时，接到企业上级领导的指示后，可以与下级部门或者单位进行联系，使得油田企业的运转得到了促进，使得企业各部门的工作效率得到提高。除此之外，办公室还必须协助企业领导做好协调工作，促进企业的经济效益与社会效益的同步发展。在企业办公室的日常工作中，办公室秘书的作用十分关键，往往影响着整个办公室工作的质量。因此，提升企业办公室秘书的综合素质，对于我国企业的发展至关重要。
　　一、现代企业办公室秘书的岗位职责
　　伴随我国经济科学的发展，信息化技术在企业的日常生产中占有越来越重的比例，企业管理工作也随之变得复杂，办公室秘书工作的技术性和专业性的要求日渐提高。企业办公室秘书作为企业领导工作上的协助者，专业知识的储备就尤为重要，对办公内外信息网络功能的熟练掌握，确保办公室秘书能够将企业领导者的意图准确理解，同时能够有效地进行信息的采集和处理，为领导的决策提供准确的信息，促使企业工作顺利开展。
　　然而现阶段，我国企业对于办公室秘书工作一直存在一个错误的认识，认为办公室秘书的工作任务仍然仅限于收发文件和传达领导精神等辅助工作，但是在当下的经济环境下，企业办公室秘书工作的重要性已经不能仅从上面的内容体现了。完善企业办公室秘书工作，需要提高企业办公室秘书人员整体素质，使得企业秘书人员的培训工作得到加强，让企业秘书人员对国家目前的各项方针政策全面了解，对全球经济技术的动向准确把握，对企业的动态全面掌握。现代企业对办公室秘书的素质提出了更高的要求，秘书人员不仅需要了解企业的经营管理模式，还要具有组织和协调能力，这样才能保证办公室秘书在面对企业中诸多问题和现象时，能够帮助企业领导将问题顺利解决，对企业发展趋势做出准确的判断和预测。
　　二、油田企业办公室工作存在的问题
　　油田企业办公室秘书作为枢纽，承担着服务领导、联系职工、协调各个方面的职责，在企业工作的开展中起到了不可缺少的作用。然而现代企业的办公室工作，对办公室秘书的素质有着越来越高的要求，能否配合领导将管理任务下传，能否做好企业各部门之间的协调工作，就显得十分重要。然而现阶段，企业的办公室秘书工作中，存在着很多问题：
　　（一）竞争机制的缺乏。现阶段我国的绝大多数企业，为了降低成本，节约开支，往往缩减人员数量，减少设备开支，取得了部分成效。然而，因为企业内部没有合理的竞争机制，这种降低人员数量与减少设备开支的手段也造成了一些负面的影响，使得办公室在管理中的作用被极大地降低了，加上管理人员的管理水平有限，专业技术知识储备不到位，对企业的发展带来了不利的影响。
　　（二）不能严格地执行计划。在我国企业的日产工作中，办公室虽然会制定经济管理计划，但是在对计划的执行力度上，往往不能尽如人意。首先，在经济管理计划的编制上，系统的编制体系往往不具备，计划过于简单，同时缺乏准确性。其次，在办公室人员对计划的执行方面，办公室秘书往往单纯依赖自己的工作经验，缺乏系统科学的指导。与此同时，加之办公室的服务人员缺乏服务的意识，工作的热情和积极性不高，不能够将计划严格的执行，這些都给企业的工作效率带来了负面的影响。
　　三、提升办公室秘书能力的对策
　　（一）培养企业办公室秘书人员的技术素质。伴随我国经济的发展，科学的进步，现代化办公设备越来越普及，原有的企业办公室秘书的工作方式已经不能与当前企业工作的方式相适应，现代企业需要现代化的办公室秘书人员，现代办公室秘书人员需要具备较强的技术能力，对计算机操作、复印机和传真机的使用做到了如指掌，同时能够熟练接发电子邮件和查阅网上信息，与时代接轨。只有办公室秘书能够主动去适应并掌握现代办公技术，将办公室秘书工作的应用水平全面提高，这样才能完善现代企业秘书工作。
　　（二）培养企业办公室秘书的文字功底。文字功底是对现代企业办公室秘书人员的最基本要求，拥有扎实的文字功底才能进行材料的撰写，这也是办公室秘书的基本职责之一。为了提升企业办公室秘书工作人员的综合水平，需要做到以下几点：第一，要留心写作，这样就需要办公室秘书人员对各种结构和格式的作品做到全面的了解，对好的作品进行细读和细品，融会贯通成为自己的素材。第二，做到潜心写作，办公室秘书人员要有长期写材料的思想准备和工作习惯，这样在接到写作任务后能够快速地做好写作材料的准备工作，尽早完成领导安排的工作任务。
　　（三）培育创新思维。为了应对现代市场日新月异的变化，办公室秘书想要在企业的发展中起到作用，就必须加强自己的思维创新能力。企业需要通过多种措施对办公室秘书的创新思维进行锻炼和培训。举例来说，企业在组织管理活动时，当领导向办公室秘书征询工作安排的意见的时候，办公室秘书提出的建议应既要满足活动的需要，同时充满创新精神，这样才能体现出个人的价值，为企业的发展提供有效的助力。
　　【参考文献】
　　〔1〕付刘娜。浅谈提升企业办公室秘书素质的对策〔J〕。办公室业务，2015（09）。
　　〔2〕李世光。提升企业办公室秘书素质的对策〔J〕。化工管理，2016（03）。
　　〔3〕曹闯。提升办公室秘书素质的对策探讨〔J〕。中小企业管理与科技（中旬刊），2014（08）。