我国档案管理网站信息公开优化对策

　　徐宗波刘淑君
　　【摘要】通过对我国档案网站信息公开现状调查研究发现，目前我国档案网站自创建以来，如雨后春笋，破土而出。虽然数量可观，但是质量却不过关，大部分网站建设资源相对比较薄弱。而我国档案网站信息公开的改进对策可以借鉴国外的经验，取其精华，扬长避短，进而使档案网站能更好地为大众服务。
　　【关键词】档案管理；网站建设；信息公开
　　一、完善档案网站信息公开制度建设
　　面对档案信息公开制度出现的问题，首先应加强我国档案信息公开制度法律条文的完善。目前，美国、日本等国家颁布了《信息自由法》或者是《信息公开法》。其中美国的《信息自由法》最为全面，最为典型。《信息自由法》本着公开是原则，不公开是例外的宗旨，从而限定政府不能任性而为，不能滥用自己决定公开信息与否的权利。其次是要拓宽档案信息公开的渠道，不仅仅是为档案馆、政府机关开设网站，同时要将机关档案室的相关档案进行公开，只要本着不损害国家利益、符合我国《档案法》规定的内容，就应该面向大众进行公开利用，让静止的档案通过流动的方式，为广大人民所利用。最后，要放宽档案封存的年限。就目前来看，有50的档案都可以提前解除封存，30年对档案来说封存时期过长，可以缩短到15年左右，充分将档案物尽其用，以免耽误了最佳利用时间。
　　二、丰富档案网站信息公开内容
　　（一）丰富信息容量。我国档案网站公布内容方面还有很长的路要走，除了在目前情况下完善各个模块并增加数据库的内容之外，要尤其关注民生档案的完善。在我国，户籍、族谱、死亡信息等都属于民生档案，所以首先，我国要进一步完善民生档案，其次，要完善特色档案。我国档案网站信息公开将特色服务部分忽略了，所谓的特色服务就是展示一些特色的馆藏，基于档案馆所在的地理优势，选取一定的有突出效果的特色资源，能够提高档案的利用率。这个部分在我国还是一个弱项，未能得到关注，只有个别网站比如北京档案网、浙江档案网等还可以，所以要加强开展特色馆藏展示服务，提高档案的利用率，吸引更多的人来利用档案网站查找信息。最后，人文风情、政府档案一定要紧跟着档案馆更新速度，要将现有的档案信息逐步完善，那些只有空壳没有具体内容的网站要抓紧完善，将缺少的部分补起来。
　　（二）加快信息更新速度。档案网站信息更新太慢会造成内容的缺失，很多报道都是一年甚至好几年前的，有敷衍了事的嫌疑，相关档案机关要做好审查工作，每隔一段時间审查档案网站是否更新了内容，是否将档案网站的信息与现实中档案局下达的指示同步。这一点国外网站在维护上十分及时。比如澳大利亚档案网站几乎每天都更新，主页更新速度很快，在每一条更新的信息后面都标上new的字样，方便用户一眼看到最新的信息。所以应该加快档案网站信息公开的更新速度，缩短更新的周期。确保档案网站信息公开的内容丰富并且利于大众的需求，更好地为信息化社会服务。
　　三、完善档案网站信息公开服务
　　通过调查发现，国外档案网站在信息公开服务上要强于我国。在浏览国外档案网站的时候，能够快速地获得需要的信息。通过对比发现，要改善我国档案网站信息公开的现状需要做到以下几点：
　　（一）提高档案网站信息公开查询的效率。首先，要想提高档案网站的效率，就要先告知大众通过哪些方式可以查找到有效的信息，先把基础服务做好，不管是去档案馆查找还是在网站上进行查找。然后就是要完善档案网站的检索服务系统，加强检索功能。完善模糊检索功能，不能出现什么都检索不到的现象。对于只有目录检索而没有全文检索的现象，要进行改变。如果觉得有些资料比较敏感，可以效仿澳大利亚档案馆，将用户分为两类，一类为普通的客户，一类为研究人员。普通的客户只能够查找到一般的档案资料，不能阅读到全文，研究人员可以阅读全文，需要进行研究的人员可以向档案网站发送邮件进行申请。
　　（二）增加档案网站与公众的互动。档案网站的主要任务就是要方便公众获取信息，而有的网站在留言板或者是咨询处要先注册或者是登录，这个是完全没有必要的。另外，公众在留言板留下信息之后，要快速的进行处理。通过对武汉档案网站的留言板留言调查发现，档案网站在一周以内都无法进行回复，档案网站要规范回复留言的期限。关于回复的内容，不能草草了事，要真正起到解决问题的作用。同时要增加与其他各种类型网站的链接，方便用户进行其他网站的浏览，剔除无效的链接，完善网站的建设。最后，要创建更多的与档案网站进行交流沟通的方式。就我国目前的基本情况来看，档案网站与公众沟通只能通过留言板这些比较基本的方式，或者是发送电子邮件、在qq、微信各种交流工具大行其道的今天，档案网站完全有必要开辟自己的社交网络平台，与公众及时沟通，也是一个改善档案网站信息公开现状的好方法。
　　【参考文献】
　　〔1〕周玉霞。档案管理监督责任机制研究〔J〕。兰台世界，2012（9）：3033。
　　〔2〕高颖亚。我国档案利用与档案利用政策法规研究〔D〕。安徽大学，2008。