企业项目档案管理常见问题及对策

　　【摘要】项目档案真实记录了项目建设前期可行性研究、项目实施、项目竣工验收等建设的全过程，为项目验收、工程事故原因和责任认定以及日后进行管理维护、改扩建等提供了翔实的技术依据。
　　【关键词】项目档案；档案管理；问题；原因；改进
　　项目档案真实记录了项目建设前期可行性研究、项目实施、项目竣工验收等建设的全过程，为项目验收、工程事故原因和责任认定以及日后进行管理维护、改扩建等提供了翔实的技术依据。项目档案具有综合性、成套性、真实性、准确性的特点。为了确保项目工程质量，现国家规定项目整体验收前，必须通过项目档案专项验收。
　　一、目前企业在项目档案管理上存在的问题
　　（一）归档项目文件齐全性方面的问题。一是缺工程合法性证明文件；如缺工程核准、批复文件，缺土地使用证、建设用地规划许可证、施工许可证等。二是招投标文件中缺评标记录、评标报告和中标通知书。三是项目申請和批复、更改变更类文件没有闭环，有申请没批复或有批复无申请等。四是缺竣工报告、验收记录、工程预决算资料等，或不完整。五是缺照片、录音、录像、光盘等声像电子档案。
　　（二）文件有效性方面存在的问题。一是文件签字、盖章手续不完备。如合同、协议只有签字，没有盖章；隐蔽工程验收记录签字不全，或缺设计单位签字，或缺建设单位签字。二是档案正本中有些文件不是原件。三是有些竣工图没盖竣工图章，或签字不全；
　　（三）文件真实性、准确性方面的问题。一是竣工图修改不到位，竣工图没有按设计变更做相应的更改。二是在施工图上修改不注明修改依据。三是原材料出厂合格证、检验报告的日期晚于复检日期。
　　（四）案卷质量方面的问题。一是施工单位组卷方法不统一，如某项目分别由两个不同施工单位承建，但其基建部分材料文件组卷方法却不一致，影响文件的查找，也造成不够统一规范。二是把项目前期管理性文件作为文书档案归档，与项目档案分离，违背科技档案成套性原则。三是个别案卷组卷不合理。主要是项目前期文件，组卷时常出现不区分问题、不区分年度组成杂卷，如把全部上级有关文件集中组成一卷，这样不便于检索利用。四是个别案卷题名不准确。主要是题名过于简单，不能揭示卷内文件内容，如上级有关文件竣工资料（一）竣工资料（二），难以准确查找所需的文件。五是个别案卷中文字材料有污渍，图纸有缺损等。
　　二、存在问题的原因
　　一是负责工程项目的领导及管理人员档案意识淡薄，认识不到位。有的仅在口头上强调，并不落实在具体实际工作中。平时只注意抓工程质量、进度、安全等工作，而忽视了工程建设过程中档案资料的及时收集、整理和保管。
　　二是施工单位不注意施工过程中文件、资料的收集、整理、归档工作，不是按照施工过程中每一个环节来产生资料，往往是工程施工快结束了，才突击搞竣工资料，使档案资料的真实性大打折扣。
　　三是工程技术管理人员未严格执行相关项目档案管理制度，对自己负责的项目前期资料没有及时整理、保存；对施工、监理单位档案资料要求、把关不严，致使工程项目结束后档案迟迟不能归档，档案部门对此无能为力。
　　四是工程项目资料管理人员业务素质不高，影响归档质量。施工单位资料管理人员大都是临时抽调，没有经过专业培训，业务能力较差，且大多身兼数职，精力有限。造成归档资料不齐全、案卷质量差、不规范等很多问题，档案部门管理人员给予指导都听不明白，严重影响归档质量和完整性；也造成档案部门在项目竣工完成后，补充收集工程竣工资料难度较大。
　　三、加强和改进的措施
　　一是项目主管单位领导和具体管理人员应高度重视项目档案工作。加强国家和公司档案有关制度和标准的学习，不断提高档案意识和管理水平。应严格执行国家档案四参加要求，在项目实施过程中让档案管理人员提早介入，从而保证档案质量。
　　二是完善、健全公司项目档案管理制度，尤其是归档范围和归档要求，保证项目文件齐全、完整。同时项目招投标过程中，要求施工单位、监理单位一定要制定归档制度，并将档案按期、完整归档纳入相关合同条款，从源头上保证文件能收集齐全；另外要加强参与工程建设的公司内各部门、各环节文件的积累、收集，加强对参与项目实施的外单位档案收集、整理、归档的监督指导。
　　三是要保证文件有效、真实、准确，需要文件形成单位、监理单位和建设单位对文件的内容和形成过程认真审核把关。
　　要了解和熟悉项目文件归档范围，严格区分文书档案与科技档案，项目前期的文件也应纳入项目档案范围，如确因文件类档案专门管理，也应将有关文件复印件纳入到相应项目案卷中，注明原件保存地点即可。
　　组卷时，要仔细研究文件内容，区分年度，区分问题，把问题相同或相近的文件组合成一卷，尽量使组成的案卷问题单一，以便查找。案卷题名要准确反映出该案卷基本内容，不应过于简单，利用时难以查找。
　　四是应提高项目资料管理人员的业务素质，定期组织学习，尤其是新从事该项工作的人员；必要时，安排专门培训，明晰归档范围和规范，从而确保项目档案资料系统、完整、准确。