企业如何做好文书档案管理工作

　　摘要：本文结合笔者逾十年的工作经验，详细的分析了文书档案管理工作，阐述了文书档案管理中存在的问题，并提出了相应的文书管理创新措施，以期为相关单位提供有益的参考和借鉴。
　　关键词：文书档案；管理；对策
　　文书档案管理是档案工作的重要组成部分之一，它记载着一个单位发展历程、文化沉淀、管理水平的重要依据，有很高的保存参考价值〔1〕。无论是在问题解决、科学决策上，还是在经营管理等方面，都具有很强的指导作用。因此，应加强对文书档案管理的创新，这对实现可持续发展具有重要意义。
　　一、文书档案管理的重要性和意义
　　（一）文书档案管理的重要性
　　随着我国各种行业管理体系日益成熟，各单位的文书档案管理工作也渐渐显示出了其重要的利用价值。事实上，现在许多人都没有意识到文书档案管理在一个单位正常运行中占有举足轻重的地位，但优秀的文书档案管理对于现代化单位制度的完善具有较强的推动作用。衡量一个单位业绩与管理水平的重要标准就是档案管理工作是否科学有效。尤其是基于我国社会主义经济体制逐渐完善，对文书档案管理也提出了更高的要求。新时期档案的管理工作对科学性的要求要顺应时代发展趋势，所以信息化和数字化成为文书档案管理未来的发展方向〔2〕。
　　（二）文书档案管理的意义
　　做好文书档案管理工作是一个单位能够顺利发展的前提。档案管理工作作为单位管理工作中的重点，要科学规范的实行档案管理，这也是一个单位业绩以及管理水平的重要衡量标准。档案是记载一个单位的发展历史和优秀成果的重要文件，对这个单位的历史和科学发展提供了第一手研究参考资料。做好文书档案管理工作，一方面，能使单位高层管理人员及时并清楚了解单位运营情况，可作为经营决策的支持依据：另一方面，可为社会各方面提供准确的单位经营成果，为单位与有关方面实行的有益合作打好坚实的基础。要做好文书档案管理工作。必须随时更新文书档案管理观念，勇于创造和尝试新型档案管理手段，努力提高单位整体发展状况和经营成果的全面性和真实性。
　　二、文书档案管理工作中存在的问题
　　近年来，文书档案管理得到了众多单位领导的关注。为了实现文书档案管理的制度化和规范化，相关部门制定了一系列措施〔3〕。但在当前的文书档案管理工作中仍存在一些问题，这些问题主要体现在以下3个方面：
　　（一）管理不够规范
　　文书档案管理不规范主要表现在案卷标题不规范、案卷目录不规范、组卷混乱和档号不规范、单份文件主文与附件、文件处理表分开收集整理等方面。这主要是因为缺乏一套科学、完善的管理制度，进而导致管理工作无章可循、杂乱不堪。此外，还缺乏相应的监督管理制度。如果在管理工作中，有专职档案员监督管理，则能及时发现问题并采取有效的措施解决问题，从而在很大程度上提高文书档案管理的规范性。
　　（二）检索效率较低
　　人工检索和计算机检索已经成为了当前文书档案检索最主要的手段。但从二者被使用的比例看，人工检索仍占据了较大的比例，这种检索方式不仅花费的时间较多，且检索效率较低，已有文件检索不出或漏检的可能性。虽然有些部门对该问题已采取了诸多手段，但随着检索形式和检索数量的不断增加，人工检索的效率依旧较低。造成这种现象的主要原因是管理人员在开展工作时，过于注重检索工具与检索内容的结合，忽略了检索的整体质量。比如，没有高度重视某些类型的文书档案管理，在文书文件整理当中未注意按年度、类别、问题等归档方式，主要包括专题类、题材类和历史类等。
　　（三）管理人员的专业素质较低
　　文书档案管理人员的素质较低是当前管理工作中的重要问题之一，管理人员的专业素质直接决定了其文书档案管理理念和业务技能是否符合标准。如果管理人员的素质达不到要求，则必然会导致文书档案管理工作处于混乱状态，进而无法有条理地开展管理。此外，管理人员的专业素质不高还体现在其对计算机的使用上，主要体现在OA或企业档案系统上文书文件数据的分类处理、归档和查询等工作的实效性。
　　三、提高文书档案管理效率的对策
　　（一）领导重视是做好文书档案工作的前提
　　文书档案主要用于展示一个单位发展历程及其建设成果。当前大部分的企事业单位领导忽视文书档案管理的工作。要真正将文书档案管理工作做好做到位，单位领导必须顾及单位事业全局发展，将文书档案管理工作规划为单位事业长期发展的战略目标，纳入到单位年度工作计划和考核，让职工加强档案整理意识，体现档案工作的作用及其重要性〔4〕。
　　（二）制度健全是做好文书档案工作的保障
　　做好文书档案工作的强有力的保障和有效措施，首先是使文书档案管理工作制度更加完善。当前文书档案管理机构的地位被忽视，职责功能被弱化。对于这种现象，各企事业单位要专门设立文书档案管理机构，配置一些档案管理设施，组织档案工作领导小组，单位主管领导为组长，相关负责同志为组员，各部门设专兼职档案管理人员。制订制度，用于提高职工对档案工作的全民意识和重视程度，并将本部门的文书档案工作任务认真研究并落实到个人身上，确保文书档案工作保质保量按时完成。另外还应形成档案工作竞争激励机制，实现优胜劣汰，充分调动员工积极性，将档案工作者的工作成绩与单位年度考核、部门考核等直接挂钩，将每个人的工作活力激发到最大，充分发挥个人潜力，创造出档案工作竞争与合作并存、勇于创新的格局。
　　（三）提高文书档案管理人员素质是做好文书档案的关键
　　文书档案管理专业性较强。因此工作人员的业务能力是文书档案管理工作质量的直接影响因素。它对管理人员有严格的要求，既要工作责任感强、职业道德高、工作态度认真、脚踏实地、无私奉献的工作精神。还要有扎实的专业理论基础、掌握科技知识。特别是拥有利用现代化科学技术和先进的管理方法来管理文档的基本技能。只有具备扎实的专业知识，敢于创新，责任感强，而且综合素质较高的文档管理工作人员，才能更好地完成单位文档管理工作。为了使档案工作人员更加适应档案工作并提高档案整理质量，必须充分发挥档案工作人员的主动性、创造性和积极性，全面提高文书档案管理人员业务水平和管理能力，既可通过宣贯学习《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和《企业档案工作规范》等各种文件规范，让文书档案管理人员充分意识到做好文档管理工作是责无旁贷。还要在引进人才时，注意引进一些具有专业档案知识、专业技术能力的人才来扩大充实文书档案队伍。与此同时，对当前在编人员的教育不能忽视，组织一些档案业务知识培训，鼓励文书档案管理人员积极参加。在提高管理水平的同时，还能促进文书档案管理工作与单位业务共同进步。
　　（四）牢记服务是做好文书档案工作的根本
　　服务与利用是文书档案工作的根本目的。认真收集整理并保存为第一手资料，对单位的发展历史做好准确的记录，努力实现档案资源的开发利用，方便日后单位各项工作的开展。因此，我们要加强服务功能，改革服务机制，充分发挥文书档案的有效价值，做好文书档案利用效果分析，优化档案系统查询功能，提高档案查询效率，为领导提供更优质的决策服务，为单位做好档案服务工作，为咨询查证服务。还有人员管理素质亟需提高。服务渠道有待拓宽。要革新思想观念，紧跟时代步伐，对于新形势对档案工作的新要求有充分了解。对档案开发利用的新思路、新方法有进一步探究，积极树立服务意识主动完善服务功能。
　　四、结束语
　　由此看来，文书档案是一个单位所有工作的记录资料，能作为单位工作的主要指导和依据。文书档案的管理水平直接体现了一个单位的档案管理水平。文书档案管理工作规章制度的不断完善，管理人员专业素质水平的不断提高，传统文书档案管理模式转向现代化管理模式的力度不断加强，加快文书档案管理信息化程度，才能从整体上提高管理效率，实现我国档案事业的长久稳定的发展。
　　参考文献：
　　〔1〕侯明，白宇红。谈文书档案管理的现有问题及对策〔J〕。办公室业务，2012，（3）：82，112。
　　〔2〕潘莉。高职院校文秘专业文书档案管理课程改革探讨〔J〕。兰台世界，2010，（14）：38。
　　〔3〕张宁红。浅谈文书档案管理的办公自动化应用〔J〕。黑龙江档案，2011，（1）：26。
　　〔4〕褚立慧。文书档案管理中存在的问题与对策研究〔J〕。黑河学刊，2011，（2）：165。