高职院校年检档案材料收集与整理思索

　　张志平袁森
　　【摘要】一年一度的高职院校办学情况检查工作，是对学校一年来办学各项工作的检验、审察，也是学校对前一年办学工作的总结，是对各类职业院校办学水平的重要评价，更是学校后期得以维持、提高办学水平的依据。其中年检档案材料的收集、整理工作也是其中检查的一部分，为进一步使档案资料收集适应新常态，文章结合实际（以重庆科创职业学院为例），针对高职院校档案收集和整理工作中存在的问题进行探讨，并从制度性、知识性、主动性等方面进行改进和优化。
　　【关键词】高校；年检；材料；收集；整理
　　档案是学校在各项工作中形成的具有保存价值的、各种形式的图文并茂的历史载体，是维护学校历史面貌、学校辦学总结、学校领导决策的依据。为此，档案收集与整理工作不仅是学校档案工作的起点和基础，更是学校档案信息资源贮存的重要途径。
　　一、高职院校档案收集整理工作的现状与问题
　　（一）收集工作意识薄弱。在年检材料收集实际工作中，有的部门对档案管理工作缺乏必要的重视和关注，认为重要教学、科研资料应由本部门自行保管，这样利用和查询起来更方便；有的部门不把档案收集、归档当回事，当档案馆多次催促时，总以各种借口拖延不归档。
　　（二）收集工作制度滞后。好的收集方法是收集工作质量的保证，但目前对档案材料的收集范围、工作职责和档案规范流程不明确，在整理方法上比较落后，虽然制定了相关制度，但制度执行力度不够强，对拖延和不归档的只能通过不断催促来解决，没有相应的惩罚措施或惩罚措施执行不到位。
　　（三）收集工作的培训力度不够。培训工作是顺利开展档案收集的必要准备，因我校档案人员流动性大、大多档案人员是兼职，且人员变动性较大等原因，导致档案管理人员缺乏文书管理专业知识，对归档文件材料的完整性、连贯性、时间性认识不足。各部门与档案管理部门之间缺乏沟通，未及时交流工作意见，以致于出现了几年前的档案现在才归档。
　　（四）资料整理不规范。档案资料的分类不规范，材料零乱，缺乏系统性，同一年度或同一事情（问题）的材料分布在不同的案卷中；部门批复与请示未对应放在一起，且纸张大小不一致，破损的未进行裱糊或修整；案卷标题不能揭示卷内文件的主要内容，卷内目录残缺不全且不规范。
　　二、转变工作作风，提高档案收集、整理质量
　　（一）发挥主观能动性，开拓档案收集渠道。收集工作是档案管理工作的前提和基础。从档案人员自身做起，思想应高度集中，充分发挥主观能动性，加强督导与检查。加强协调，不定期主动到各部门听取意见、收集档案，广开渠道，确定收集范围，借助学校OA办公自动化系统发布消息，对所有收集到的文件、荣誉、证件、照片、图纸等进行分类扫描或照相，实现电子文件的自动上传收集。
　　（二）强化档案意识。强化档案意识，使大家意识到自己在日常教学、科研、学生管理工作中形成的文件、材料、和所完成的教学成果、教学视频、活动照片、科研成果资料，不仅是自己工作中的劳动成果，更是学校的宝贵资源，主动自觉地配合档案收集。如果不及时留存和归档此项工作中的重要过程性材料，那么需要利用的时候，缺少真实的记载和依据。
　　（三）加强档案知识培训。档案管理人员在文书管理方面知识相对欠缺，学校应加强文书管理培训，档案人员应面对面进行交流，了解他们在档案收集、文书管理日常工作中遇到的各类问题，并针对这些问题进行探讨、解决；档案管理部门也可以提出档案收集、整理工作的要求，同时也使各部门更加明确收集的内容和要求，知道如何配合档案部门把这些工作做好。
　　（四）强化档案资料的整理。收集到的档案资料，应遵循一定的逻辑原则，结合学校实际情况，采用适当的分类方法进行合理分类，类目之间不得交叉，一经确定，不能随意变动分类。在分类的基础上，剔除重复及其他无保存利用价值的，以问题为主并结合文件材料自身特征进行组卷。为方便查找，便于利用，体现文件材料的紧密联系，通常一个问题（或一项工作）组成一卷，在文件排列顺序上要保持正文在前、底稿在后，结论在前、依据在后，批复在前、请示在后，原件在前、复印件在后的原则，对排好顺序的文件在每页正面的右下角，反面的左下角用阿拉伯数字进行编页和编制卷内文件目录表，最后通过专业的档案装订工具把此前整理好的文件材料进行整理、装订、书写卷皮。
　　（五）加强督导，执行质量考核。建立健全的档案管理规章制度，注重平时过程性管理，各部门应发挥主观能动性，根据学校实际情况，制定出相应的档案管理实施办法、考核细则，并与绩效挂钩，在开展期中和年度检查中，对工作认真负责、收集齐全、完整、整理质量较好的个人及部门给予表彰，对执行力度不够的给予通报批评，这样可以大大激发档案工作人员的工作热情，让档案收集、整理工作不再流于形式。
　　三、结语
　　总之，高校一年一度的档案材料的收集与整理工作是长久的事，是平时材料收集和积累的一个过程，需要我们用先进的技术和方法来规范和加强管理，做好这一过程性材料的收集、整理和归档，确保各类档案的完整性、准确性和安全性，更好地为学校各项教学、科研工作服务。
　　【参考文献】
　　〔1〕宋婷婷。新常态下高职医学院校档案收集工作的探析〔J〕。江苏科技信息，2015（6）。
　　〔2〕战冬梅。对档案的收集中若干问题的研究〔J〕。中国科技博览，2011（37）。