浅谈大型会议的筹备组织

　　【摘要】全国地质调查工作会议是中国地质调查局唯一的二类会议，参会人员规格高、范围广、影响大，会议材料多、信息高度整合，领导重视、行业关注，是中国地质调查局办公室每年一次的重头戏。笔者通过筹备组织全国地质调查工作会议的实践案例，按照会议筹办的时间顺序将会议分为会议分析、会议筹备、会议组织到会议总结五个阶段，并逐一介绍每个阶段的主要做法和注意事项等，为有关单位筹办大型会议或重大活动提供借鉴和参考。
　　【关键词】行政管理；会议；筹备
　　办公室负责上传下达、内外联络、吃喝拉撒，什么都管，但归纳起来，其工作主要就是办文、办会、办事。办文就是公文写作和公文处理；办会主要是组织会议，也包括召开会议；办事可能是事关全局不能出半点差错的大事，也可能是鸡毛蒜皮没人愿意做的小事。下面，作为一名全程参与筹备组织2018年全国地质调查工作会议的办公室工作人员，谈一些相关心得体会。
　　一、会议分析
　　（一）坚持问题导向，准确会议定位。围绕当前国内外新形势、新要求、新需求，聚焦部、局党组重大决策部署，做好顶层设计。先自己回答会议为什么要开？解决什么问题？达到什么效果？领导有什么要求？然后再设计会议怎么开。例如全国地质调查工作会议定位是全国性会议，不是中国地质调查局内部工作会议，不能定位不准和站位不高，必須站在全国的角度认识和思考问题，必须能够指明地质调查事业的发展方向，必须明确需求导向、目标导向和成果导向。
　　（二）全面掌握信息，保障材料撰写。上一年工作有哪些亮点？当年工作有哪些重点？要向参会代表传递哪些具体信息？需要我们对单位整体工作有全面的掌握，不完全掌握的，还需要相关部门配合提供资料，如部局相关文件、领导讲话、各领域业务进展、各部门工作总结还要对这些资料进行梳理、归纳和提炼，为下一步的工作报告、领导讲话、会议文件等会议材料的起草奠定基础。
　　（三）考虑代表诉求，合理设计安排。大型会议要根据参会代表的不同来合理安排会议内容和议程，既要从会议形式上合规有范，不落俗套，又要从会议内容上让参会代表感受到方向清晰、目标明确、措施具体，并能把会议精神和要求继续往下传递、往下夯实，同时将参会代表的意见和建议、基层的心声有效反馈到领导层这些，都需要我们思考并拿出一个有效的会议工作方案。例如我们把全国地质调查工作会议作为全国地质调查领域相互展示的舞台、相互交流的平台，充分考虑参会人员的诉求，妥善处理各种关系。在工作报告和领导讲话中，既讲地调局取得的成绩，也讲地方基层单位、局直属单位取得的成绩，在交流发言中，既安排局直属交流，也安排省地调院和省监测总站交流，力争让参会人员坐得住、听得懂、记得住。
　　二、会议筹备
　　（一）拟定会议内容和议程。根据会期长短和领导具体要求，科学设计领导讲话、工作报告、表扬表彰、交流讨论、现场观摩或调研等会议内容，合理安排会议议程，形成会议日程安排表、流程图等粗线条的会议安排。全国地质调查工作会议和各单位的工作会议每年都开，都是总结上一年工作，部署当年的工作，会议模式也有传承下来的套路，如果想简单应付了事，也不算太难；但要开一次高质量的会议，把会办成精品和样品，避免出现审美疲劳，就不能简单重复，对于会议的筹备和组织提出了很高的要求，需要在内容上、形式上都要有适当的创新，精心安排会议内容和议程，增强吸引力和示范性。
　　（二）制定会议工作方案。科学合理周详的工作方案，是做好会务工作的前提和基础。根据会议内容和议程，在会议日程安排表、流程图的基础上，进一步细化分解任务、明确职责分工，制定会议工作方案，一般包括材料起草、会务工作和宣传报道等内容，以及从事相应工作的参加人员、责任人等，使各部门明确会议每个环节、每个时间节点的职责和分工，避免出现推诿扯皮的现象。1。材料起草工作。工作报告、领导讲话、会议文件等会议材料是办会的核心，会议材料既要有高度、有亮点，又要突出重点，还要让参会代表能在有限的时间里有效地入脑入心。因此，会议材料的起草尤为关键，是办会的重中之重，一般由熟悉了解本单位相关工作且文字功底较强的人员来起草，单位领导负责把关。其中工作报告、会议文件一般经单位办公会议或专题会议审查通过后再印发。2。会务工作。会议筹备、召开以及会议保障等一切相关的事务性工作都属于会务的范畴，大型会议的会务工作任务重、要求高、难度大，头绪多、比较繁杂琐碎。一方面要会务人员各司其职，各尽其责，注重协调联动，衔接配合。2018年全国地质调查工作会议共有14大项69项具体会务工作，会务组、材料组、宣传组做到分工不分家，有问题及时提醒，有漏洞赶紧弥补，确保会议有条不紊、高效顺畅召开。另一方面要注重细节，细节决定成败，要对会议材料、嘉宾接待、会场布置等环节反复琢磨，确保每个环节、每处细节既不出问题，还经得起推敲。
　　3。宣传报道工作。当今是信息时代，媒体数量多、信息传播快、知晓范围广，宣传报道工作做得好，有助于提升地质调查工作的影响力和显示度，有利于提升广大职工自信心和士气；如果做得不好，也容易产生负面影响，所以要重视新闻宣传报道，注重策划，加强审核。
　　（三）完善会议工作方案。事态总是不断发展变化的，我们要加强沟通协调，即时更新完善会议工作方案。一是要加强对上的沟通请示工作。大型会议规格高，可能邀请上级领导、重要嘉宾、专家出席会议，必须要加强与本单位领导、上级机关领导的沟通请示工作。二要加强横向的沟通衔接工作。大型会议的顺利开展，除了要抽调相关人员直接参与外，还要相关单位或部门提供技术支撑、服务保障支持，这些都需要我们与相关部门的横向沟通衔接工作，合理调整工作进度，加强配合，共同推进筹备工作全面有序进行。三是要倒排工序。要采取倒排工序方式对承担的工作任务进行合理安排，进一步细化方案的工作分工、时间节点，夯实岗位职责，使每个人都清楚自己的任务，并了解其他人的任务，确保工作没有漏洞、任务没有漏项、人员没有漏位，确保按时完成，实现无缝对接。
　　三、会议组织
　　大型会议规模大，参会人员多，不确定因素多，对于筹办这样一场大会，其实也是一件不大不小的工程，我们要有举重若轻的自信心、勇于担当的责任心，认真细心地组织会议，让会议按议程有条不紊地召开，让领导满意、让会议代表满意。
　　（一）要有底线意识。按照《中共地质调查局党组深入贯彻落实中央八项规定精神实施办法》的要求，勤俭节约办会，不能触碰红线。严禁提高会议活动用餐、住宿标准，严禁提供高档菜肴，不安排宴请，不上烟酒。严禁组织高消费娱乐、健身活动，严禁会议安排各类旅游活动，严禁以任何名义发放纪念品。会议活动现场不摆放花草，不懸挂会标，不制作背景板。
　　（二）要倒计时准备。随着会期临近，一是应根据大会日程一项项地对会务细节进行仔细推敲，对有些容易生乱的环节要进行演练，必要的要准备替代的应急预案。二是按照提前一天提前两个小时提前一个小时的标准做好会议场地布置工作，即所有材料必须提前一天到位，每一项活动提前一天再核实到位，主会场提前一天布置完毕；会务人员提前两个小时到达会场；一切准备工作提前一个小时就绪。三是临近会议前的重点环节演练。牵牛要牵牛鼻子，筹备大型会议也要善于抓住其中的重点关节，如果大会的重点环节出现瑕疵，整个大会的效果就会大打折扣，甚至出现无法挽回的不良影响。对待重点环节，要加强会前演练，做到思想上高度重视、精力上重点倾斜，确保万无一失。
　　（三）要注重细节。会议期间的会务主要涉及会议报到、食宿安排、车辆安排、座次安排、材料分发、会议记录、录音摄像、医疗服务等诸多环节。有些不太起眼的细节，可能不会对会议起决定性作用，但是把握不好也会影响会议的局部效果，从而影响整个大会的效果，因此，会议期间会务人员要紧绷着一根弦，紧盯住各种细节，特别是重点场合、重点环节的各种细节。比如常见的、也容易出问题的麦克风、颁奖音乐、影像视频播放等细节，这些都要反复检查，并安排专人现场盯着。
　　四、会议总结
　　会议结束后，要及时总结会务工作中的经验和教训，对已结束的会务工作流程等进行逐一验证，看看在实际操作中还有哪些缺陷，然后作进一步的修改和完善，为以后的会务工作提供借鉴和参考。此外，还要注意收集会议代表对会务工作的意见和建议，认真采纳其中的合理部分，促进办会能力不断提高。2018年全国地质调查工作会议结束后，第二天便召开所有会务人员参加总结会议，每个人都谈收获、不足以及体会等，分管局领导最后作点评，哪些地方做得不错，哪些地方还有瑕疵，以后要注意改进。局办公室撰写了《关于2018年全国地质调查工作会议的总结报告》，并按钟自然局长的批示要求，在《中国地质调查情况通报》（2018年第1期）印发，分送局各单位、省级地调院和地质环境监测总站。
　　【参考文献】
　　〔1〕陈志锋。做好大型会务工作的五个要点〔J｝。秘书工作，2015（3）。