工程质量监督档案管理探析

　　【摘要】在工程项目管理中，档案管理是非常重要的，直接关系到工程项目后期的正常实施，同时也关系到后期的维护工作。因此，落实工程质量监督档案管理工作，无论是对于工程本身，还是对于今后的使用，都有着重要的推动作用。
　　【关键词】工程；质量监督；档案；管理
　　所谓工程质量监督档案，也就是通过文字、成像等资料的形式来表现工程质量实际的监督过程。在工程质量监督中，不能忽视监督档案的重要性，因为其不仅是对建设工程最真实的一种记录，同时也是工程后期在投入运营之后进行管理与改造的主要依据。在收集与整理工程质量监督档案的时候，需要确保其档案归档的规范化，能够满足工程质量监督的实际水平要求，这样才能够确保工程质量监督真正做到有案可查，并且还可以将真实的依据进行落实，体现出工程质量监督工作本身的科学性、权威性以及公正性。
　　一、工程質量监督档案的内容
　　就工程质量管理档案而言，一般的档案内容主要包含了电子文件、录像、录音、图片等内容，在工程档案管理之中，其主要包含的内容：第一，在建工程的质量投诉，分别由各专业监督室负责处理，处理的资料交综合档案室登记存档。竣工验收后的工程质量投诉需与各专业监督室积极配合。第二，投诉应认真做好登记，在规定的时间及时处理。工程监督报监登记书；见证取样授权书，见证取样及现场检测方案；委托检测合同文本；工程质量保证体系审查表。第三，建设单位办理质量监督登记手续时应向建设工程质量监督站提供以下资料：工程监督报监登记书；见证取样授权书，见证取样及现场检测方案；工程质量保证体系审查表；审查合格的施工图；施工图设计文件审查报告和备案通知书；施工、监理合同、委托检测合同；施工组织设计和监理规划（监理实施细则）；检测机构资质及检测方案（施工现场检测）；其他需要的文件资料。第四，我站及时对建设单位提交的上述资料审核完毕符合规定后发给《建设工程质量监督通知书》；第五，建设单位凭《建设工程质量监督通知书》向有关部门申领建筑工程施工许可证。
　　二、工程质量监督档案管理中存在的问题
　　（一）缺少必要的认识。在《建设工程质量管理条例》出台之后，对于工程质量的验收也从原本的等级核验制度转为竣工验收备案制度。在工程监督中，已经从原本的对于工程实体质量的监督专项到行为与实体同时监督上。因此，工程质量监督档案的内容也会出现相对应的调整，在工程建设中，原本质监机构以及人员的职责不够明确，但是现在变得清晰，质监机构与工作人员在工程之中是否能够做到位，能够把好质量关卡，工程验收监督的实际情况怎样，工作的规范性如何等方面的内容，都可以从工程质量监督档案之中了解到，最终反映出工程质量监督档案的重要性，从另一个方面来看，也可以直接呈现出工程质量监督档案本身的可追溯性。部分质监机构对于工程质量监督档案管理没有设置专门的档案管理人员，使得工程质量档案散落于各个质监人员手中，一旦人员出现变化，工程质量监督档案无法及时进行移交，就很容易出现档案缺失的问题。
　　（二）工程质量监督档案内容不统一，形式规范度偏低。对于工程质量监督档案来说，主要是反映出工程质量监督的全过程，并且对于其结果做好相对应的记录，其体现的不是全过程、全方位的档案，个别质检机构直接将所有的资料都放入机构进行存档处理，这样不但会浪费时间，同时也会浪费人力资源和物力。另外，监督抽查未能将工程的实际情况反映出来，工程质量状况与责任主体的行为无法相互匹配，在书写档案的过程中，使用耐久性偏低，容易褪色的材料，字迹过于的潦草，在检查与签发整改通知书的时候过于的混乱，出现了混用的局面，这样都会影响工程质量监督档案的规范性。
　　三、加强工程质量监督档案管理的有效途径
　　（一）工程质量监督档案管理制度。第一，工程质量监督档案应包括：建筑工程质量安全监督申请注册表及工程质量安全监督工作方案；工程建设各方主体质量行为监督检查（巡查）记录；工程实体质量安全监督检查（巡查）记录；工程质量安全监督检测记录；地基基础、主体结构等分部工程质量验收监督记录；工程竣工验收监督记录；不良行为记录；施工中发生质量问题的整改和质量事故处理的有关资料；工程质量安全监督报告；其他有关资料。第二，工程项目质量监督工作的监督负责人组织收集有关工程质量安全监督、监督检查（巡查）与监督检测等的记录，及时整理建档并输入微机。工程竣工验收合格后，监督档案经领导审核，由本单位档案人员装订归档。第三，监督档案应随工作进程及时记录和整理，使用专用表格，做到项目填写齐全，并符合档案管理的有关规定，监督档案用语要规范，字迹工整，印章清晰，对提出的问题有处理意见，并有处理结果。第四，监督档案应真实、准确、完整。能反映工程质量安全监督工作的状况。不得擅自涂改、伪造监督档案。第五，监督档案保存期限为一般工程不少于15年，重要工程应长期保存。第六，监督档案装订后应妥善保管，需要借阅和移交时，须经领导批准并办理相应借用手续。到期需要销毁的应经领导批准后方可统一销毁。
　　（二）严格建档程序。监督档案主要是由责任监督员来搜集、整理与编制的，技术负责人主要负责复核与审查，站长主要负责的审定，档案人员负责检查、编号、统计、归档与保管等一系列的工作，并且按照借阅的实际规定做好借阅与回收。监督档案应该随着单位工程实际到位的检查、质量问题的处理、出入工地记录、质量的评价等一系列的操作和监督，同步收集、编制、整理和修正。按照实际的监督工作开展情况以及预期的监督计划做好搜集、整理与编制处理，其内容应该正确的反映工程实体质量、使用功能、结构安全、工程质量以及观感质量的真实的情况。
　　（三）完善监督档案的信息化建设。以往的工程质量监督档案室利用传统的纸质档案进行存档，不仅需要花费较多的费用，同时检查也非常繁琐，这样会直接影响资料后续的共享使用，并且在日常的监督中，无法及时保存其图像与影像等方面的资料。所以，利用质量监督信息系统，就可以实现在线作业的监督处理，就能确保监督的资料与工程的实际进度相互的匹配起来，不会出现任何影响其进度的问题。同样，信息平台的程序化，还可以让质量监督业务的程序更为标准，通过质量问题数据库的建立，就可以帮助监督人员解决日常工作中质量问题不闭合、用语不规范以及执法不严谨等诸多的问题，最终对执法的公正性、科学性以及严肃性造成威胁。通过监督档案信息化的应用，就可以满足规范化、标准化与制度化的要求，最终为利用监督档案奠定良好的基础条件，提供全新的平台支持。
　　（四）提升档案服务能力。想要提升档案服务能力，就需要结合实际情况，加大投入，创设良好的服务环境和条件，实现从原本单一的手工服务朝着现代化信息服务的转变。进一步加大档案信息的编研与加工处理，编制有利于提升服务效能的资料，并且将其印刷出来，发放到相关人员手中，确保其可以利用高度的责任感及时了解工作的重点，采取积极主动上门服务的方式，提升服务质量，确保事业发展到哪里，档案工作就能延伸到哪里。
　　四、结束语
　　总而言之，希望通过本文对工程质量监督档案管理的研究，能够对今后工程质量监督档案管理的状况带来积极的推动作用，为工程的建设奠定良好的支撑条件。
　　【参考文献】
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