浅谈如何切实有效地做好办公室秘书工作

　　摘要：办公室秘书在一个企业的行政管理部门具有举足轻重的作用。文章从提高自身修养，牢固树立责任意识，坚持服从而不盲从，加强学习、增强竞争力四个方面，对如何切实有效地做好办公室秘书工作进行了简要阐述。
　　关键词：办公室；秘书工作
　　办公室秘书在一个企业的行政管理部门具有举足轻重的作用。秘书工作对外即是窗口又是同上级主管部门进行工作联系的纽带；对内则承担着协调各部门工作、报告起草、公文处理、接待服务、会议筹备等等多项日常工作职责。因此，办公室秘书需要具备优秀的、专业的职业素养，方能在工作岗位上做到挥洒
　　自如。
　　一、不断提高自身修养
　　《论语》有修己以敬、修己以安人、修己以安百姓的记载。拥有良好的个人修养是很多人一生的追求。对于办公室秘书工作而言，不断提高自身修养尤为重要。提高自身修养应当牢记谦虚、尊重、宽容的原则。谦虚，要求做到四不，即不自恃、不自负、不自诩、不自以为是。办公室秘书是一个特殊的职业，也常被人们称为领导身边的人。因此，应克服优越感，时刻把自己摆在低调的位置。尊重，是对不同层次人的尊重。孟德斯鸠说，人生而平等，根本没有高低贵贱之分。在与人打交道时，尊重对方的人格，尊重对方的习俗，尊重对方的感受，尊重对方的需求，这是人对尊重的基本理解。要提高自身修养，必须学会尊重他人。宽容，是一种处变不惊的气度，是一种坦荡，是一种豁达，是要有海纳百川之胸怀。宽容是衡量一个人思想是否成熟，心灵是否丰盈的一把标尺。正所谓大肚能容，容天下难容之事。
　　二、树立牢固的责任意识
　　责任成就事业，决定成败，能够积极提高工作效率。一个企业办公室的工作通常是全方位、开放型的，牵一发而动全局。秘书既要处理好企业内部和外部形形色色的人际关系、大大小小的日常事务，又要适应不同领导的工作方式，做好各级领导的服务工作。这就要求办公室秘书必须培养并坚持极端负责的工作态度，一丝不苟的工作作风。在实际工作中，要牢固树立并强化秘书工作无小事的观念。秘书工作容不得一丝一毫的懈怠。办公室秘书的责任心可以在诸多方面得以体现，但归根结底就在一个细字上显露无疑。人们常说，做大事情的人不要事无巨细、事必躬亲，要有大眼界，才能高瞻远瞩。而身为秘书，若要工作不出纰漏、没有半点差池，恰恰需要这种事无巨细、事必躬亲的精神。着眼于大局，立足于小事，真抓实干，务求实效。办公室日常事务繁多、琐碎，领导交办的各种事项也是千头万绪。要将一堆大大小小的事情协调处理得当，就要求秘书必须在细字上下狠功夫。哪些事情是刻不容缓，必须立即办理的；哪些事情是需要调查研究，进一步落实整改的；哪些事情又是违反程序和纪律，必须加以遏制的。秘书都应准确、快速地分门别类，理清头绪，尽量把可能出现的情况考虑周全，再展开下一步的工作。常言道好记性不如烂笔头。所以，办公室秘书一定要养成基于高度责任心和强烈事业心的严谨的工作作风，深谙责任重于泰山的道理。
　　三、服从而不盲从
　　习近平总书记对秘书工作提出了服从而不盲从的要求。服从与盲从，一字之差，其内涵却有着天壤之别。服从，是经过深思熟虑之后地坚决贯彻执行，是符合党性，坚持原则；盲从，则是不论是非曲直，屈从于领导的权威，想方设法迎合地领导，是失去自我的一种体现。只要领导交办的工作是正确无误的，办公室秘书就应本着对事业高度负责的精神，不折不扣地坚决贯彻落实；如果发现有违背原则不妥当、或是考虑不周全的地方，也绝不能视而不见，盲从于领导的决策指示，而应及时采取补救措施，为领导各项工作的顺利开展保驾护航。
　　坚持服从而不盲从的原则，是秘书的权利和义务。在一个企业内部，优秀的办公室秘书就是要具备在领导的决策指示出现疏漏的时候及时提醒和补救的能力和胆识。智者千虑，必有一失。人不是在任何情况下都能将问题考虑得全面而不出纰漏和偏差，事件也是在不断地发展变化之中运行的。对于领导的错误指示，秘书如果由于个人能力上的缺失不能预见，或是已经预见而屈从于领导的权威，惟命是从，亦步亦趋，明哲保身，盲目服从，这是秘书工作的失职。
　　四、学无止境，增强竞争力
　　如何切实有效地学习从而更好地完成办公室工作，是做好秘书的当务之急。办公室秘书的基本职责之一就是办理文书工作并协助领导更好地处理日常工作事务。对于文字工作而言，不仅要求秘书掌握政策、精通业务，具备过硬的文字功底，还要写出特色，写出风格。业精于勤，荒于嬉。综合提高文稿质量就是要从抓学习苦练内功上做文章。学习有知识学习和经验学习之分。读书愈多，知识愈丰，思路愈开阔。从长远看，没有相当的理论修养，就干不成什么大事，许多问题就难断是非。及时选读党报党刊和各类专业书刊，带着问题去阅读并从中找到答案。这种既读又问的阅读方式坚持地越长久，获益就越多，收效也就越明显。在选择学习内容时，要广泛涉猎政策理论、专业知识、金融税务、法律法规、计算机等各方面知识，以拓宽自身知识面，丰富知识架构。除了在书本上获取知识，办公室秘书还要加强与领导的沟通，尽可能多的深入调查研究，增强对基层情况的了解，全面把握领导谋划全盘、驾驭全局、处理问题的思路和方式方法，学会与领导同步思考、同频共振，弥补历练不足这块短板。同时，秘书光会写官场文章也是不行的，还要挤时间写一些公文以外的文章，来提升自己的语言表达能力和逻辑思维能力，为公文写作打下坚实的基础。习近平总书记长年笔耕不辍，《摆脱贫困》、《干在实处走在前列》、《之江新语》中的文字如行云流水，哀梨并剪，充满诗书气质，读来妙趣横生，令人过目难忘。办公室秘书只有在学习工作中不断提高自己、完善自己，做到博采众长，视野开阔，写文书时才能够言之有物，诉之有理。
　　德者事业之基。办公室秘书直接服务、服从于企业领导，还要服务企业全体员工。因此秘书更要做到德才兼备，以德为重。人而无德，行之不远。
　　参考文献：
　　〔1〕栾伊莹。《报社行政秘书的基本素养及现代意识培养探讨》，企业导报2013年第19期
　　〔2〕张传禄、赵绣雪、罗高利、钱世荣。《案例：服从不是盲从》，秘书工作2014年第04期