档案编研工作在高校的重要性

　　【摘要】学校档案是学校一切工作的综合反映。一所学校，如果能把自己历年工作实绩的所有资料，全面系统地划类归档，建立起规范化的学校档案，对进一步加强和改善学校管理，全面贯彻教育方针，提高教育教学质量，促进学校发扬成绩，纠正错误，在扬长补短中不断前进，有着极其重要的意义。
　　【关键词】档案编研；高校
　　档案编研是档案部门根据馆（室）藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著。档案编研工作的内容是相当广泛的，主要内容包括：1。编写参考资料。包括大事记、组织沿革、基础数字汇编等。2。汇编档案文件。通过对档案原件的收集、挑选、加工、编排，汇编成书，向利用者提供的是与档案原件内容一致的文献资料，有很强的真实性、可靠性。现在大量公布的历史档案选编、选集，现代文件汇编，政策法规文件汇编都属于此类。3。参与编史修志。档案部门利用自身优势，参加编修地方志、专业志、厂志，编写地方史或机关、企业发展史是充分发挥档案作用的重要途径。4。撰写论文专著。撰写学术和专题论文等。高校档案编研工作以高校档案为主要对象，在加工整理、分析研究的基础上，编辑参考资料，撰写专题文章，形成编研成果，有其自身的特点：一是实用性。高校档案是学校本身在教学实践活动中形成的历史记录，其主要服务对象是本学校，其主要利用者是本校教职员工，因此高校档案编研工作首要的特点就是实用性，是为本单位服务的。所以，高校档案的编研工作，应从高校的实际出发，确定编研课题，撰写出符合高校发展需要的档案编研成果。二是技术性。对于高校来说，教学档案记载了教学管理工作的内容、途径和效果，准确地反映出学校各个历史时期的教学管理、教育质量面貌，在高校全部档案中具有特殊的重要作用。高校档案部门要紧紧围绕学校教学档案富有成效地开展档案编研工作。档案编研人员要对这些教学档案进行分析研究，比较评价，综合归纳，这就要求编研人员了解档案、熟悉档案，也就是要求编研人员要了解和熟悉档案所记述和反映的教学业务专业知识，这样才能拿出合格的档案编研成果。因此可以说，高校档案的编研工作也是一项技术性的工作。三是真实性。编研人员必须尊重历史、尊重科学、尊重教学规律，实事求是地开展档案编研工作。高校档案编研成果是为提高教学质量、改进教学方法、提高学生素质服务的。因此，编研成果的内容和所取得的数据等都必须准确无误，不仅选题要科学，选材要忠于原文，而且在编研过程中要认真细致、一丝不苟，一个数据、一段文字都要仔细核对，绝不能出错，确保档案编研成果的真实性。高校档案的编研工作是高校档案部门开发利用档案信息资源，提供档案信息，提高教学质量和学生素质等各项工作服务的专门工作。高校档案编研是社会档案编研的组成部分，它充分反映高等教育事业的发展状况。它以高校档案为根基、重点，充分利用高校档案史料，并以社会发展为背景，突出展现高校档案的教育性、社会性、历史性、实用性等特征。随着社会的不断进步，教育事业的不断发展，我国档案事业得到了迅猛的发展，档案利用工作的重要性正日益凸显，高校档案的编研工作也变得越来越重要。
　　（一）直接为高校加强管理、科学发展提供最全信息。高校档案部门主要通过对各类档案进行分析研究，去粗取精，去伪存真，综合加工，将准确的、可靠的各种档案信息，按要求、按专题分门别类汇编成系统性资料提供給各级领导、业务部门调阅使用。利用这些编研成果，调阅使用人员可少花时间、少费精力，获得自己所需要的全面完整和准确可靠的资料。高校档案部门通过编研工作，改变过去那种看门守摊和你来我借的被动服务方式，积极主动地为高校加强管理、科学发展提供准确可靠的全面信息。
　　（二）主动为高校推广先进、介绍经验提供最新信息。高校保存着成千上万的档案，既载有成功的经验，又记录失误的教训，这些档案是历史的见证者。但这些档案平常都淹没在档案馆室的陈纸故堆中，不是人人都了解的。高校档案部门可以将档案中有价值的、有推广意义的资源信息，撰写成编研成果，在高校内部或社会广泛传播，使高校成功经验或办学理念在社会上得到推广应用，开花结果。通过编研工作，使静止的档案信息变成流动的档案信息。死档案变成活信息，陈档案变成新档案，利于高校档案信息的内外交流，便于互相学习，取长补短，使学校先进办学理念和成功经验得到发扬和推广。
　　（三）积极为高校领导决策、教学服务提供最佳信息。高校档案部门不能停留在收收发发借借还还这种服务方式上，要改变人们把高校档案部门工作看作是资料库和图纸库的模糊认识。高校档案部门不能满足于编辑汇编、写写简介这种低层次的利用工作，而要充分利用档案信息资源，进行综合分析，撰写调研报告，提出改善教学管理的具体措施，发掘档案资源的最佳信息，拿出高层次的有分量的编研成果，为高校领导决策和提高教学质量发挥参谋助手作用，为高校发展作出积极的贡献。
　　（四）及时为高校档案晋级、水平提高提供最快信息。高校档案管理的各项业务工作，如收集整理、立卷归档、编制检索工具、安全保管等都是档案管理的基础工作，也是搞好档案编研工作的前提和基础，不做好这些工作是无法进行编研工作的。从另一方面说，通过编研工作，可以看出档案归档是否完整准确、鉴定组卷是否规范合理、检索工具是否齐全、保管条件是否安全、档案晋级是否达标。一旦发现问题，即可及时改正、补充，从而使文件资料的归档率、完整率得到提高，整理组卷更为合理，保管条件更为安全，档案晋级早日实现。这就是通过编研工作，自我发现自我检查自我改正，为加强高校档案管理的基础工作，促进高校档案管理水平的提高提供最快信息。
　　档案编研工作是对人类精神财富的升华和再创造，是一项功在当今，利于后世的伟业。因此，要在实践中始终坚持求真务实的态度，勤奋学习，勇于探索，要从根本上转变观念，相应地重新调整和定位，变被动为主动，开拓创新，努力开发更多适应学校工作需要的档案编研课题，让档案编研工作创造出更丰厚的社会效益和经济效益。
　　【参考文献】
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　　〔2〕黎忠爱。浅谈高校档案馆（室）的编研工作（J）。浙江档案，2004（7）。
　　〔3〕韩秋黎。学校档案管理理论与实务。上海交通大学出版社。