浅谈智能信息化技术在固定资产管理上的应用

　　摘要：固定资产在单位全部资产中占据重要的地位，固定资产的管理是一项重要工作，传统的固定资产管理主要是依托财务管理中具体的会计工作，通过会计核算和监督，在账务上处理并且反映出来，账面的记载结果与实际使用情况进行对比，从对比的差异中去加强管理，这种管理模式主要是把账实相符作为管理的目标，作为现代的管理要求已经不再适应，我们应当通过新的技术和手段来改善传统的管理方法，以更科学的管理模式适应新的发展。
　　关键词：智能信息化技术；固定资产；应用
　　结合内部控制中对固定资产管理的具体要求，在固定资产管理环节制定出了关键控制点和具体措施，总体上要求固定资产的管理应当做到真实、完整、及时。内部控制要求企业应当加强全部固定资产的管理，重视固定资产维护和更新改造，不断提升固定资产的使用效能，积极促进固定资产处于良好运行状态〔1〕；制定固定资产目录，对每项固定资产进行编号，按照单项资产建立固定资产卡片，详细记录各项固定资产的来源、验收、使用地点、责任单位和责任人、运转、维修、改造、折旧、盘点等相关内容；严格执行固定资产日常维修和大修理计划，定期对固定资产进行维护保养，切实消除安全隐患；强化对生产线等关键设备运转的监控，严格操作流程，实行岗前培训和岗位许可制度，确保设备安全运转；根据发展战略，充分利用国家有关自主创新政策，加大技改投入，不断促进固定资产技术升级，淘汰落后设备，切实做到保持本企业固定资产技术的先进性和企业发展的可持续性；严格执行固定资产投保政策，对应投保的固定资产项目按规定程序进行审批，及时办理投保手续；规范固定资产抵押管理，确定固定资产抵押程序和审批权限等；将固定资产用作抵押的，应由相关部门提出申请，经企业授权部门或人员批准后，由资产管理部门办理抵押手续。企业应当加强对接收的抵押资产的管理，编制专门的资产目录，合理评估抵押资产的价值；建立固定资产清查制度，至少每年进行全面清查。对固定资产清查中发现的问题，应当查明原因，追究责任，妥善处理；加强固定资产处置的控制，关注固定资产处置中的关联交易和处置定价，防范资产流失〔2〕。
　　近年来，现代化技术特别是智能信息化技术在管理中应用广泛，如通过智能终端设备，搭建信息化传输桥梁，把管理现状转化成数据，对相关数据进行整理计算，把最终结果用于管理实践中。作为固定资产管理，也可以利用这种现代技术，提升固定资产管理的效率和精确度，采用科学高效的管理方法，来实现更高的管理目标。智能设备目前在生活和工作中普遍应用，运用现代的信息识别和网络传输交换技术，把传统烦琐沉重的管理工作变得轻松起来，以往需要大量的统计工作将通过现代技术快速准确完成，把从业人员从以往繁杂工作的束缚中解放出来，更多的精力用于监督。当下，一部手机走遍天下已经不是科幻故事，如智能手机这样的智能终端设备已经走入寻常百姓家，当然也应用于工作的方方面面，智能手机改变了人们的生活方式，给人们带来相当大的便捷，也给人们带来爆炸性的信息源，鉴于此，我们在日常的固定资产管理上也应当顺应潮流，大胆的引入这种技术，为我们改进管理工作模式提速插翅〔3〕。
　　固定资产管理中关键的就是动态管理，我们可以把一个单位模拟成一个圈，这个圈并不是不变的，它是始终在运动变化的，固定资产从外界进入这个圈后，即是固定资产诞生，也就是整个生命周期的起点，固定资产在单位的这个圈中会发生各种各样的变化，比如：折旧、减值、更新改造、修理等变化，还会为之发生其他的支出，也可能因之帶来收入，每次变化，无疑会引起价值的变动，也就影响到了会计核算，最后固定资产要离开这个圈，就是资产的消亡，也就是整个生命周期的终点，固定资产生命周期的全过程中的每一次变动，都需要进行跟踪管理，这种跟踪管理要及时完整，如果滞后、不完整的管理，就失去意义，不是真正的管理〔4〕。利用智能设备和信息技术来管理固定资产的全生命周期，能为固定资产管理提供有效的帮助，我们可以把管理工作分为三个阶段，首先是实施前的准备，然后是过程的实施，最后是监督和评价，下面具体说明一下这三个阶段〔5〕。
　　一、第一阶段是准备工作
　　如在对某个单位的固定资产进行全面清查期间，我们发现单位固定资产管理缺乏制度监管，相关责任人对固定资产管理意识不到位，经济责任观念认识不足，对于一些历史遗留问题不能妥善处理，陈旧性问题长期积压，原购买固定资产手续不完善，发票管理、合同管理、审批管理不健全，资产数量较多的情况下不能有效利用计算机软件信息化管理，依然停留在原始手工记账状态，工作效率不高，固定资产未进行建档制卡，历次内部清查流于形式，清查结果高度雷同，未切实做到实事求是，会计核算与实物管理脱节，形成账管和物管两张皮的现实局面，从单位层面上不易掌握固定资产的动态跟踪，无法精准管控。结合这种情况，我们可拟探索引用智能信息化技术来管理固定资产，首先对各项固定资产打码建标，这需要在对单位的固定资产进行全面清查的基础上，把逐项固定资产建立动态档案，每项固定资产的生命周期变动应当明确，这需要做出大量的基础工作，不但可以对清查工作能有效推动，还为以后的高效管理打下了基础〔6〕。
　　二、第二阶段是实施工作
　　通过前期的准备工作最基础，已经把各项固定资产分门别类，并且对每一项资产进行了建档，这在手工管理阶段已经完成，以往的固定资产卡片属于原始的管理，停留在手工状态、标签制作粗糙、缺乏体系化、防伪措施不足等因素，远远不适合目前的发展和日常管理。但是在信息化管理的模式下，还需要搭建管理系统，就要通过计算机作为平台，搭建固定资产管理系统来完成。在当今计算机技术和信息化发展环境下，这已经是很寻常的技术，并且非常成熟，任何一个管理系统都应当具备这样的功能，在搭建好的固定资产管理系统下，对各项固定资产进行编码登记，是一个比较重要的工作，关系到后期管理科学性和效率性的要求，编码的位数设计和级次设计都需要全面和长远的考虑，既能满足当下使用管理，又能适应未来的发展。以资产管理信息系统为依托，赋予每个实物资产一张唯一的二维码标签作为永久性标识，把固定资产从投入使用到报废处置的整个生命周期进行全过程跟踪管理。信息化管理从源头上杜绝人工盘存中存在的错、漏、重等现象，大幅度减少录入数据人为错误的发生概率，确保统计数据的真实可靠，从而大幅提升固定资产管理效率和质量；有效规避了因资产管理中账、卡、物不符，导致的资产盘存不清、闲置浪费和资产流失的弊端；为资产管理工作提供全面、可靠、高效的动态数据跟踪，最终实现资产管理的信息化、规范化与标准化。二维码又称二维条码，是近几年来移动设备上流行的编码方式，用某种特定的几何图形按一定规律在二维方向上分布的图形记录数据符号信息的，使用若干个与二进制相对应的几何形体来表示文字数值信息，通过图像输入设备或光电扫描设备自动识读以实现信息自动处理。用已经存在的固定资产编码通过软件工具生成二维码，使之成为每项固定资产的唯一性身份标识，这种身份标识具有唯一性、不变性和排他性等特征，用其编码标识固定资产是比较高效的方法。当下，人们普遍使用智能手机，智能手机在国内普及率较高，扫码技术是智能手机比较通用的功能，使用智能手机作为二维码识别设备可以解决设备终端的问题，利用人们日常使用的手机来完成识别这一项工作，不必再单独采购识别设备，这对单位来说解决了采购成本的压力，又避免设备维护相关工作。采用手机扫码的前提，需要在手机上安装适配资产管理系统的专用程序，通过这个程序，在网络的支持下，把资产的动态进行实时监控，并对信息加以统计汇总，以图片、数据、文字说明等不同的形式作为辅助资料留档，使得手机扫码与计算机平台中的信息管理系统形成闭合的循环。通过利用软件、手机终端、网络来实现整个固定资产管理体系，还需要介入安全防范技术，对整个环境下的信息数据进行保护，对数据的安全管理应当建立相应的管理制度，强化规范，对于操作人员应当进行授权管理和责任管理，建立应对防范失控的应急机制，做好数据备份〔7〕。
　　三、第三阶段是监督和评价工作
　　通过前述的工作，已经初步实现了通过智能信息技术来管理，但是并未完全实现管理的目标，建立起科学完善的监督和评价机制，是对固定资产规范化管理的必要保证。实际工作中，在内部控制中要求人员相互分离、相互制约，就是在操作权限上规范，避免舞弊，在信息化条件下，依然要进行权限的规范，通过制度来实现对不同权限的约束，职员的操作应当受到监督，相关的授权审批应当到位，通过不同职级岗位操作员的授权，来完成下一步的工作，并且每一次操作，在后台管理系统应当保留痕迹，不限于对操作员资格、操作时间、操作内容和操作网络地址等要素进行管控，把监督保持在事中。利用信息化技术设置限制性和禁止性指标参数，如把固定资产成本价值、闲置周期、利用率、处置标准等指标量化后制定成预警参数，若运转过程中达到某参数系统即会向管理者发送预警信息，并为其展现若干应对方案。利用信息化管理后，把固定资产管理评价纳入绩效考核内容中，把管理责任细化，让以往的无所谓的散漫管理观念转变成必须做的积极管理意识〔8〕。
　　综上，采用智能信息化技术管理固定资产是良好的发展趋势，符合科学管理目标，需要从上到下全方位的努力才能完成，把管理形成体系化。
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