浅谈新时期企业公文管理工作

　　摘要：企业公文是企业生产经营和文化建设的重要组成部分，代表着一个企业的内涵和形象，规范公文管理工作对任何一个企业都具有至关重要的意义。在新时期、新要求下，我们应当进一步规范公文管理工作，确保公文运转质量，提高工作效率。
　　关键词：企业公文；规范管理；提高效率
　　公文是企业传达各级方针政策，公布企业规章制度，指导、布置工作，请示和答复问题以及企业公务商洽、交流经验等的重要工具，是保障企业生产、科研、经营等管理活动正常运转的支撑平台。一份重要的公文可以引领企业发展方向，可以为企业业务决策提供权威支持，可以为维护企业及员工利益提供证据支撑，它是企业管理的重要组成部分，是企业的无形资产和宝贵财富。因此，做好企业公文管理工作是新时期企业发展不可缺少的一部分。
　　一、企业公文的形成
　　企业公文是指履行了企业规定的发文办理程序，符合《党政机关公文处理工作条例》规定、具有规范格式的各类公文。主要由以下几方面构成：一是以企业名义制发的文件；二是企业设置的各部门制发的文件；三是企业各类领导小组、专业委员会及其下设的日常办事机构制发的文件；四是企业上级及其上级部门、专业分公司的来文；五是企业所在地区政府、社会团体以及与企业业务相关的其他外部单位来文。通过以上五个渠道，为企业积累了大量的文件，同时为企业提供了重要的文字信息资源。
　　二、企业公文管理存在的问题
　　随着电子化科技的发展，公文的存在形式正由纸质向电子化转变。因此，在新时期，企业公文又由纸质文件和电子文件构成。公文种类繁多、存在形式的多样性使得公文管理工作更加困难、混乱，甚至可能出现公文丢失的情况。主要表现在：
　　（一）公文不完整
　　如缺印本，纸质文件无对应的电子文件或电子文件无对应的纸质文件、缺附件等。
　　（二）公文处理程序不规范
　　如文件签发过程中签发手续不全，发文日期早于签发日期，拟稿人不校对文件，发文字号重号或漏号，缺公章等。
　　（三）行文不符合要求
　　如公文种类运用不准确，文字表述不规范，公文格式不符合标准等。
　　（四）公文传阅不及时
　　如文件傳阅不到位，造成工作不能得到及时落实处理。特别对于具有办理时限的公文，造成不能在规定时限内完成工作或完成工作质量较差，给企业工作带来不良影响。
　　三、如何做好企业公文的管理
　　规范企业公文管理工作，改变公文管理过程中出现的公文内容遗缺、公文处理效率低、公文质量差、公文无法律效力、程序乱等问题，重点要做到三个方面的落实，加强两个方面的建设，全面提高公文质量，确保企业公文运转顺畅，提高企业工作效率，提升企业形象。
　　（一）机构落实
　　不断提升各级领导对公文管理工作的重视程度，把公文工作当做一项基础性、系统性的重要工作来抓，纳入日常管理的重要内容，逐级健全管理机构，明确归口管理部门，实行公文集中统一管理，并不断细化管理措施，坚持实事求是、精简、高效的原则，加大公文办理监督指导力度。
　　（二）制度落实
　　严格按照《国家行政机关公文处理办法》及相关规定要求，企业应结合实际，不断健全和完善本企业收文、发文、传阅、归档等公文管理制度和相关业务流程，提高公文办理的严肃性，以发挥公文的应有效用。同时，公文管理须坚持统一发送、统一接收、统一保管、统一销毁的四统一原则，严格规范收文、发文办理程序，及时对公文归档、立卷，根据其相互的联系、特征和保存价值分类整理，并按照有关规定定期向档案部门移交，保证公文档案的齐全、完整；对于没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和相关人员批准，定期销毁，对销毁的秘密公文，进行详细的登记，保证不丢失、不漏销。同时，企业应建立公文办理通报和考核机制，将公文管理工作纳入业绩考核，与公文形成过程中的拟稿人、拟稿部门负责人、核稿人、文书等相关人员、相关部门奖金严密挂钩，形成公文规范管理机制。
　　（三）责任落实
　　明确公文管理工作职责，落实公文管理责任人，做到机构健全、人员到位、职责明确，确保及时、准确、安全、完整的接收和处理公文，对于不符合要求和规定的公文坚决予以退回，对于没有电子版的普通纸质公文及时扫描为电子格式，提高公文运转效率，保证公文的及时性、准确性、安全和保密性。公文处理过程中，应及时联系相关部门或人员告知情况，并进行跟踪督办，确保公文办理不延迟、不误事，形成公文规范化管理常态机制。
　　（四）加强软硬件建设
　　随着社会的不断进步，信息网络发达，传统的纸质文件传阅不及时问题将迎刃而解。可以根据企业公文运转实际情况开发一套适用于本企业的公文运转系统，通过网络系统实现公文的发文、收文和传阅处理。同时，针对需要批阅文件但又经常出差人员，为确保公文及时运转，可以开发一套适用于手机登录的公文系统，提高公文办理的及时性。
　　（五）加强人员能力建设
　　以往只注重培养办公室秘书能力建设，认为只要办公室秘书文字功底好就行，其实不然。由于公文的拟稿涉及企业机关所有部门，要提高一个企业的公文质量，必须注重加强全员能力建设。要积极适应不断发展变化的新形势，通过采取岗位培训、专家授课、观摩学习等多种形式，对全体机关人员加强培训和交流，不断提高机关人员的综合业务素质和能力，以适应岗位的新要求和工作需要，全面提升公文质量，促进公文管理工作整体上水平。