有才与有用

　　公文是单位在管理过程中处理各种公务，写作具有一定格式并被人们共同遵守的实用性文字材料。实用即有用是公文最大的特点。当重大灾害来临时，为减轻灾害，降低损失，各级政府或相关管理部门会下发统一思想认识，做好防灾救灾工作的公文。13日下午，网传中医药大学深圳医院一份《关于台风期间的安全通知》（以下简称《通知》）在深圳卫计系统引起了广泛关注，不少网友直呼太有才了！，甚至有网友评价说：这份《安全通知》不仅要素全在、主旨清晰，更是引经据典，文艺感十足。文中语句大家珍惜生命，你不是金刚，君若欲乖风归去，当铭记，高处不胜寒着实让人感受到了作者幽默的文笔。但从公文语言角度来分析，正是这种不恰当的幽默让这份《通知》效果大打折扣，甚至变得无用。认真分析，发现该《通知》不仅语言，而且在主旨表达、材料选择、结构安排、文本格式等方面都存在诸多瑕疵。
　　一、主旨不明确
　　强台风山竹未到，在强台风即将肆虐的区域内，上级机关、相关管理部门往往严阵以待，将作好相关防御与抗击工作作为当务之急，工作任务重中之重，下发相关文件，其目的就是为了引起有关各方及人员的高度关注与重视，并积极配合应对。因此，做好台风安全防抗工作是本文的主旨。在该《通知》中，前半部分4小点，从关好门窗、安排准备周五出院的病人尽早办理手续，到取消项目专家行程，再到检查高处悬挂物，都不失为防御强台风带来安全事故的有效措施，能比较好地体现防抗主旨。
　　后半部分的3小点分别就有家的、单身的、迷茫的员工提出了如何诗意生活的建议，含蓄隐晦地体现组织关心职工生活。我们知道，公文的主旨是以事论理，据理明事，从具体的客观事实中直截了当地阐明发文的意图，是什么，主张什么，反对什么，都必须明白无误地传输给受文者，而不是让读者慢慢去感悟。否则，容易造成一千个读者形成一千个哈姆雷特形象，不同读者有不同理解后采取不同的方式方法，违背了公文直述不曲的要求。
　　同时，后半部分转向了医院关心职工生活，使得《通知》有了两个主旨：一是台风期间安全防御问题；二是关心员工生活问题。这既违背了主旨集中单一的原则，更有损台风期间安全防抗要求主旨的体现。
　　二、材料不充分
　　主旨确定后，具体写作时必须对收集占有的材料进行筛选。为充分体现主旨，公文写作中要选择切题、确凿、典型的材料，并按照一定的思路，合乎逻辑地组织材料。材料切题要求选用能明确、具体、突出地说明主旨或观点的材料，给人以深刻的印象、清晰的认识，不能笼统含糊，使人不得要领；而且必须能准确地说明观点，决不能材料和观点互相脱节，成为两张皮，与主旨无关的材料，再生动也不能选用，否则将与主旨南辕北辙。《通知》后半部分的3小点与主旨关联度不高，而且容易造成收文对象思想上的松懈，应坚决予以舍弃。
　　公文写作材料一般包括基本情况、具体事实、统计数据、引语、方针、政策等。要做强台风安全工作，从时间上来说，主要会涉及到三个阶段，台风来临前如何积极预防；台风到来之时，如何有效应对；强台风过境后，应当如何灾后自救或处理问题；从重视程度来说，主要会涉及到上级指示精神，本单位领导要求等；从主客观来说，客观上有恶劣天气状况；主观上讲有本单位员工对此次强台风的认识。《通知》前半部分只提到了预防，全文没有提到应对与善后；可见，《通知》在材料选择上是不充分的。
　　三、结构问题多
　　主旨与材料解决言之有物的问题，结构解决言之有序的问题。公文如何开头，如何结尾，层次与段落如何安排，过渡、照应如何设置，这些结构外在形式都必须有利于主旨表达。仔细分析《通知》外在形式，存在着不少问题，略举其例，不一而足。
　　（一）開头缘由不完整。段首缘由采用根据式开头，根据只写了天气预报这一事实，强台风天气将会造成恶劣影响，这虽是采取应对措施的主要原因之一。分析该《通知》的写作缘由，除了天气恶劣原因之外，应有上级指示精神与布置要求；还必须有为了保障人民群众人身与财产安全这一重要目的。
　　（二）过渡句运用不当。在写作通知实践中，当主体部分内容较多，层次较为复杂时，在首段最末一句往往用现将有关事项通知如下，来达到承上启下的效果。该《通知》用提请大家注意来结句，面对强台风山竹岂是注意能达到的效果，而且下文内容不是注意，是要求科室人员采取有关行动。
　　（三）层次标注错误。应用文结构安排，如果有二层或二层以上的意思表达，应标注不同的层次顺号。根据《党政机关公文格式》相关规定：文中结构层次序数依次可以用
　　一、（一）1。（1）来标注第一、二、三、四不同层级，第三层，阿拉伯数字后用实心圆点标注。从《通知》内容上来看，应有二层；该文在列出4小点时，标点符号错误地使用了顿号。
　　四、语言不恰当
　　公文的实用性决定了其语言具有准确、简洁、平实、庄重的特点。这短短千字的公文，语言错误达10多处。一是用曲笔表达（1）段首处写到相当于每小时以200公里的跑车在狂飙，既是跑车，人们都知道非常之快，很刺激，而其危害性并不能引起人们极大的关注。而遭遇强台风不是刺激，而是危险，应充分引起阅文者的高度重视。（2）后文接着写到狂
　　风裹挟暴雨，场面甚是壮观，这可能会误导人们以身犯险一睹壮观，这些抒情语言恰恰与发文目的背道而驰。（3）后半部分虽是引经据典，语言幽默，不仅有违公文语言平实的要求，而且有损主旨的表达。（4）各科室有三名工程及柔性引才项目，有外来专家周末到的，提前通知对方，建议取消。此语有三点不妥，其一，每科室都有专家还是医务科有3名专家？其二，三名与项目搭配不当；其三，建议取消是要求科室提前通知专家取消呢？还是建议科室取消？问题不一而足；（5）查看医院高处悬挂物，以免坠物伤人只查看不能避免坠物，查看并加固方才能避免坠物伤人。深究细考，该《通知》语言问题不一而足。
　　五、格式多错误
　　（一）公文格式有一般式、特殊式。一般式版头中发文机关标识由发文机关名称与文件两个要素构成，且版头与主体部分用红色反线隔开；采用特殊格式中的信函式，版头中发文机关标识只标注发文机关名称即可，版头与主体部分用一组上粗下细的武文线隔开。此文是事务性通知的话，应采用信函式格式。还得有版记部分。
　　（二）标题是对公文主要内容的概括和揭示，其作用在于向读者传达公文的基本内容。这份《通知》标题错误有二。一是，《关于台风期间的安全通知》中台风期间是不能修饰或限定安全通知。二是，临海地区，强台风这种恶劣天气常有发生，每当强台风来临前，单位都会要求员工做安全保障工作。为管理文件需要我们在标题中区别开来，其主旨可在标题中得到充分体现。标题应为《关于做好应对强台风山竹过境做好安全防抗工作的通知》。
　　（三）主送机关问题。在公文格式要求中，明确规定主送机关是主要使用受理机关，应当机关全称、规范简称或同类型机关统称。文件采用张帖方式，受文对象是所有需要知道的对象，这时不需要标注；如果是非张帖类，应该标注接受通知的下级机关，而非个人。
　　（四）落款的问题。落款处是非独立法人资格的医务科发出，不能用红头文件，红头文件往往是独立法人资格方可使用。
　　公文作为实用性文章，为增加表意说理功能，写作中有时也会使用艺术语言。如，在公文中用走后门来指代搞各种不正之风；用吃大锅饭表明平均主义的分配方法用动大手术说明改革力度非常大等。这类艺术语言在公文中恰当运用，不仅可以使行文语言生动，富有活力，而且还能有效地提高文稿质量。当然，公文写作中运用艺术语言要注意做到：首先，要弄清词语的特定意义、感情色彩及规范化；其次，做到适可而止。这样，写作出来的公文才可能达到既体现撰写者有才的效果，又能真正实现发文机关有用之目的。
　　附：《关于台风期间的安全通知》文件内容图片