探究办公室档案管理的可持续发展策略

　　【摘要】办公室档案管理工作是单位行政管理工作的一项重要工作，推进办公室档案管理的可持续发展对推动行政管理工作有重要意义，当前办公室档案管理工作还存在一定的问题，本文对办公室档案管理的可持续发展进行了简单的论述。
　　【关键词】办公室档案管理；可持续发展；策略
　　办公室的档案管理工作主要是对单位的各项工作进行相应的收集和整理，是对单位各项事务工作的记录。档案管理实现了工作的可追溯性，其保管保存和处理具有重要的作用。
　　一、办公室档案管理的重要性
　　办公室档案管理是单位行政管理的一项重要的工作，其提高工作效率，加强可持续发展，一是顺时而为，是顺应时代发展的表现。办公室档案是信息产业的重要组成部分，实施办公室档案管理工作，为单位信息查询提供便利，办公室档案的查询作用是其首要价值。信息化时代的发展，信息的获取成为一项重要的工作，办公室档案要想更好地服务于员工、服务于单位，就要提高对办公室档案管理工作的重视，将实际工作与实际需求相结合。二是顺势而为，推动单位档案管理的可持续发展。档案因其特殊性具有一定的特点，如连贯性、持续性，其在发展过程中应当呈现不间断的特点，正是由于其这样的特点和要求，我们在实际工作中要加强对档案的管理工作。要根据实际情况，采取相应的管理措施，推动档案的可持续发展，这一方面我们要做好档案的收集工作，保持档案管理的实践性和历史性，保持档案管理的可持续性，做好档案的收集和整理工作，另一方面要做好档案的保存工作，纸质档案要加强系统管理，防止丢失和损坏，电子档案也要做好信息技术管理，防止丢失和被盗，做好备份等工作。三是推动经济社会发展。各行各业工作的开展，都离不开档案记录工作，办公室档案具有不可替代的重要作用，我们要做到档案事业与社会协调发展，将历史的轨迹通过档案记录下来，为后续的工作和社会发展提供参考借鉴的作用。
　　二、当前办公室档案管理存在的问题
　　（一）档案管理现代化水平不高
　　在主抓经济建设的背景下，各单位都讲重点放在了如何能够推动经济发展、加强经济管理等工作，这种思想导致办公室档案管理工作未能跟随单位的发展而发展，管理停滞不前，导致现代化水平不高。各单位对档案管理人员缺乏重视，档案管理人员未能接受到更为先进的档案管理经验，在硬件设施不支持、人员素质待提高的现状下，档案管理工作呈现较为随意的现状，导致现代化水平较低。
　　（二）档案管理规范化程度较差
　　主抓经济建设成为当前发展的趋势，办公室档案管理工作作为基础管理工作受到了各单位的忽视，各单位领导及档案管理人员受观念的影响，对档案管理工作忽视，在档案管理工作的开展过程中未能按照规章制度按流程进行收集、整理以及归档的工作，导致档案管理工作较为混乱，档案管理规范化程度较低。
　　（三）档案管理制度不够健全
　　良好的工作秩序离不开规范化的管理制度，制度是工作规范化开展的前提，因此加强办公室档案管理的可持续发展，首先要建立一个健全的制度，从而推动档案管理工作的更好开展。当前办公室档案管理工作主要包括档案分类、介质区分、归整规范、查阅借阅规定等。这些管理制度涵盖了档案从产生到销毁整个生命周期的全过程。但当前，办公室档案管理工作在实际工作过程中呈现出一系列的制度问题，诸如缺乏重视，办公室档案缺乏专门的资料室进行集中存放，管理制度的缺失也使得档案管理各项工作的开展不规范，随意性较高，档案管理缺乏制度约束。
　　三、实现办公室档案管理可持续发展的策略
　　（一）实现办公室档案管理的现代化
　　随着信息化的发展，办公室档案管理工作也应当随着时代的发展而发展，实现办公室档案管理的现代化是档案管理工作发展的必然趋势，我们在实际工作的开展过程中要加强现代化管理方式的引进，对传统的老旧的管理方法进行革新。一是从办公室档案管理工作的实际出发，制定一个适应社会发展的档案管理目标，将档案管理工作与新时期先进的工作方法进行集合，提高办公室档案管理工作的效率。二是加强现代化管理方式的过程中，要做到全面。办公室档案管理工作涉及的现代化内容较多，我们一方面要加强档案管理技术手段的现代化，还要加强档案管理工作现代化技术的应用程度，要在档案管理工作中积极引进现代化技术，解决当前档案管理存在的问题。
　　（二）完善办公室档案管理制度
　　要想实现办公室档案管理工作的可持续发展，离不开办公室档案管理制度的建立。完善办公室档案管理制度，我们一是要对当前办公室档案管理制度进行分析，探究其在实际工作中存在的问题以及当前管理中缺乏的不足，针对这些问题再采取相应的制度完善工作。二是要提高办公室资料收集和管理的水平，从实际工作中切实提高办公室档案管理的工作效率和水平。三是要建立一个单独的档案室，对办公室档案进行集中存放，同时配备专门的管理人员，对档案进行分类存放，方便后期的资料查找工作，其中要对重要资料进行加密保存和管理，防止资料的丢失和损坏。四是要梳理办公室档案管理的流程，确保档案管理流程的高效、有序，推动档案管理的可持续发展。
　　（三）加强档案使用过程的规范化
　　各单位在行政管理的过程中，办公室档案会呈现越来越多的情况，我们要积极将这些档案信息利用起来，从而为单位的发展而服务。除了建立完善的办公室档案管理制度，我们还应该做到以下几点，一、完善档案制度管理体系，加强办公室档案管理，从管理层面推动各项工作的落实，要明确各部门在档案管理过程中的职责。二是加强档案管理的流程化、规范化，确保档案产生有依据、有背景，档案借用有依据、可追溯，确保档案管理各项工作的落实。三是落实绩效考核制度，用奖惩约束，加强档案管理工作的提升。
　　（四）加强办公室档案管理的信息化
　　管理的信息化成為办公室档案管理的时代趋势，在档案管理的过程中要积极加强档案的信息化管理，一是要完善基础设置，为档案管理提供有利的技术支撑，奠定信息化的基础。二是要加强信息技术的推广，完善档案管理系统，加强办公室档案管理人员的培训，提高其对新技术、新设备的应用，不断提高档案管理水平。
　　四、总结
　　办公室档案管理的可持续发展，能够对单位各项业务进行记录和追溯，要积极加强办公室档案的可持续发展，加强现代化、信息化建设，不断推动办公室档案管理工作的效率的提升，推动办公室档案管理的可持续发展。
　　【参考文献】
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