从萝卜白菜规则看如何提高会议效率

　　摘要：安徽阜阳某村村民改造西方罗伯特议事规则，用以指导农村基层会议开展。该文通过列条分析其改造而成的农村版罗伯特规则，论述了在朴素规则中蕴藏的办会道理，特别是其对于当代秘书做好会务工作的启示。该文结合当下会议工作实际，提出了相应的解决方法，建议通过明确会议主题，做好会议准备，改进会议风气，控制会议进程等实现会议的高效率。
　　关键词：秘书；会议效率；罗伯特议事规则
　　安徽阜阳颍州区南塘村的村民，在一位海归的帮助下，将西方的罗伯特议事规则，改造成乡村版的萝卜白菜规则，应用于日常的开会议事。据称，学习萝卜白菜规则后，唯领导是从的领导人文化，与谁也不得罪的老好人文化，都得到了有效解决。（《新文化报》2月11日报道）
　　时至今日，会议已渗透至社会生活的每一个角落，在组织机构的管理、运行、决策中发挥着积极作用。但遗憾的是，几乎每个组织成员都有这样的体会：会议频率过高，一些会议根本与己无关；会议时间过长，有的会议长达数天却毫无实际效果。此类会议导致了大量资源消耗和组织运作效率的低下。生于美国的罗伯特议事制度，即针对当时会议存在的许多问题，例如不公、低效、公众参与度低等问题提出了议事规则，规定了会议的召集、发言、表决等，有效地统一意愿，保障会议决定。经过改良的农村版罗伯特规则结合农村与农民实际，通过十三条操作简单的规则，解决了基层开会经常发生的跑题、一言堂、野蛮争论等问题，促进了会议的民主、文明、高效。
　　作为会务工作的主要执行者，秘书部门的工作对会议效率的高低起着重要影响。经阜阳村民改造的农村版罗伯特规则，既指导着农村基层会议，也对秘书会务工作有着启示作用。
　　1。做好会前准备，提高会议效率，开有实际意义的会
　　会议的主要目的是通过信息交流和群体决策解决组织面临的各种问题，因此提醒领导慎重作出开会决定是秘书应尽的义务。凡是可以通过个别交流、书面通知等非会议方式解决的问题不要转移到会议室，避免为了开会而开会。
　　农村版罗伯特议事规则第二条规定：会议讨论的内容应当是一个明确动议，动议必须是具体的，明确的，可操作的行动建议。
　　这条规则提示了若有开会必要，秘书部门应首先确定会议主题，明确会议目的。只有在明确会议主题下进行的精心准备，如拟定会议议程、日程安排；确定会议规模；起草、分发会议文件等工作才有意义，才能再进一步提高会议效率。
　　从筹备组织到具体执行，会议工作都是由秘书部门全面、直接负责的。宏观方面，秘书部门要了解掌握全面情况，微观方面，秘书部门要实施直接管理与服务。因此，秘书承担的会务工作任务重，涉及面广，综合性强，必须提前做好充分的准备，才能使会议有强烈的针对性，才能够出实招、办实事、见实效。
　　2。改进会议风气，鼓励发言创新，开群言活泼的会
　　从一言堂发展为群言堂是毛泽东同志在延安就提出的会议要求，反观现在的一些会议，从头至尾就是一个或数个领导的长篇大论，大部分与会者不过是可有可无的发言对象。
　　农村版罗伯特议事规则的第一条、第八条既民主地提出：会议主持人专门负责宣布开会制度，分配发言权，提请表决，维持秩序，执行程序。但主持人在主持期不得发表意见，也不能总结别人的发言；应尽可能让意见相反的双方轮流得到发言机会，以保持平衡。
　　规则提出了会议主持人的概念。在会议现场，主持人（有时就是秘书人员本身）好比是一个乐队的指挥家，对会议成败起着决定性作用。秘书在会议过程中，一方面是协助会议主持人，如提醒主持人拉回离题话题，及时达成决议，帮助主持人应对突发事件等。另一方面，秘书人员更重要的作用则是通过会前准备与会场协调激发与会者的参与热情。会议的最大优点就在于集思广益，而这依赖于与会者的积极参与。因此秘书安排会议议程应注意以下几点：安排更多的时间留给与会者；问题的提出应尽可能采取开放的形式以激发与会者思维；事先考虑好合适的人选，当难堪的沉默场面出现时可以指定发言。
　　3。精炼会议时间，严格控制进程，开短而有效的会
　　当下，有些领导爱讲，有些秘书也爱写洋洋数万字的讲话稿，并以此作为有水平的象征。《墨子》中有这样一则故事：子禽问曰：多言有益乎？墨子曰：虾蟆蛙蝇，日夜恒鸣，口干舌擗，然而不听。今观晨鸡，时夜而鸣，天下振动。多言何益？唯其言之时也。这则故事生动揭示了讲话在精不在多的道理。
　　正如农村版罗伯特议事规则的第五条、第六条规定：每人每次发言时间不超过两分钟，对同一动议发言每人不超过两次，或者大家可以现场规定；讨论问题不能跑题，主持人应该及时打断跑题发言。
　　对于秘书人员来讲，在安排会议时要严格控制会议时间。事实上会议超过1小时，效率就会直线下降。会议时间应在足够听取各方意见的基础上尽量压缩。在会议中，秘书部门应尽力使每一项议题均严格按照议程中的时间安排正常进行，做到会议准时开始和准时结束，使与会者逐步养成准时到会的习惯。
　　时刻贴合主题也是提高会议效率的重要手段。对于秘书来讲，避免这种错误产生的方法是在会务工作过程中，始终贯彻、执行领导的意图，紧紧围绕会议主题和领导工作的需要，组织安排会务工作，如严格控制会议人数，只邀请与各讨论问题直接相关人员等。
　　4。做好会议总结，执行会议决策，开有后续反馈的会
　　一些会议在与会者分歧很大，结论没有得到各方统一的情况下，因拖得太久而被迫结束，由此得出的低质量结论必定会在实施过程中受挫。此外，一个没有具体落实措施或任务分配的会议决议也同样是低质量的。
　　对于决议如何通过，农村版罗伯特议事规则的第十三条很简单的回答：当赞成方多于反对方，决议通过。平局等于没过。
　　高质量的会议必须达成决议，否则纯属浪费时间。对于已达成的决策事项，秘书人员要做的是在会后做好会议总结，明确会议决议及与会者应承担的相关责任或工作任务；对尚未达成共识的议题作出适当安排；初步确定下次会议的时间和内容；对与会者表示感谢等。会议结束后，秘书应将必要内容尽快以书面形式分发给所有与会者与缺席者。
　　改进会风，提高会议质量，是良好工作作风的反映，也是秘书的工作职责所在。在精简的基础上提倡高效，在讨论决定的基础上狠抓落实，秘书应以其高质量的服务贯穿于一个高质量的会议始终。
　　参考文献：
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