高校电子公文处理的重要性意义及技巧探析

　　【摘要】公文处理是高校办公室综合事务中的一项日常性工作，电子公文是数字信息化时代的必然产物。结合当下时代背景和高校办公室工作实际，正确认识高校电子公文处理的重要性和意义，有助于增强办公室人员的责任意识。总结工作实践中的公文处理技巧，对提升办文速度，提高办公效率有积极的促进作用。
　　【关键词】高校；电子公文；处理；技巧
　　高校办公室是高校综合事务的管理部门。公文处理是高校办公室事务中的一项日常性工作，也是高校办公室工作的重要内容之一。高校电子公文处理不仅具有明显的重要性，也有深刻的意义。在公文处理过程中，及时总结经验和技巧，有助于节省办文人员的时间、精力及高校的行政成本，从而提高办文质量，提升高校办公室的工作效能。
　　一、高校电子公文处理的重要性
　　高校办公室肩负着承上启下、沟通内外、协调左右和联系各方的功能。公文是高校之间或是高校与上级单位、部门沟通、联系的主要途径和方式。
　　对高校的上一级主管部门来说，通过电子公文这一平台传达其指示、精神、实施意见等，使高校的发展与教育的整体发展思路相一致；对高校与高校之间来说，通过电子公文交换，可以减少流通环节，节约成本，实现信息共享；对高校自身来说，可以通过这一平台向上级汇报工作，参与上级部门组织的各种会议、培训、比赛等，提升业务水平，为上级主管部门提供教育事业的相关资料，有助于上级对高校教育发展作总体了解，推动社会教育事业的整体发展。
　　同时，高校电子公文是办文人员、办公室与整个高校相互影响的明证。公文处理质量的高低，不仅直接体现办文人员的个人素质和业务能力，也反映着办公室行政工作水平，更体现着学校的形象，所以只有高度重视公文处理，树立严谨的作风和强烈的责任感，才能规范准确、高效细致地做好公文处理工作。
　　二、高校电子公文处理的意义
　　电子公文系统平臺的开发、建设及使用是数字信息时代飞速发展的必然产物，是我国高等教育由规模扩展向内涵提升转变的重要举措之一，有助于高等教育的规模、结构、质量、效益的协调发展。
　　高校采用电子公文处理平台系统，是实现高校无碳无纸化办公的有效手段，有助于提升办文速度，提高办公效率，对建设资源节约型和环境友好型社会有非常重要的意义。这一系统的使用还可以克服公文纸质化邮寄所带来的时间、信息的滞后性，提高信息传输的速度，提升信息的安全性，还可以节约行政成本。集中方式部署，只需配置一台连接互联网的办公电脑即可进行公文收发操作，简单快捷。
　　但这并不是说高校电子公文处理就非常容易，相反，它涉及的栏目繁多，流转环节复杂，是一项既重要又要求极高的工作。高校电子公文处理主要包括收文、发文、起草、代发、从历史文件库及已删除文件栏查询文件等功能。
　　高校电子公文处理只有遵循准确规范、节约高效的原则，才能与社会的和谐发展相适应。一方面以党政机关公文格式为标准，规范收发文流程、文件格式、文字内容等。另一方面，以无碳无纸为根本，不需要打印的文件就通过公文处理系统平台流转，在有限的人力物力条件下，尽可能在短时间内完成收发文的各个流程，保证公文快速、高效流转。
　　在数字校园化的新形势下，高校电子公文处理系统平台的建设还不完善，在全国各大中专院校并未得到全面普及，系统平台功能开发还不健全，如何与高校办公OA系统融合，是建设数字校园必须探讨的问题。
　　三、高校电子公文处理的技巧
　　高校电子公文处理人员在具体的工作实践中只有善于总结经验和技巧，才能提高处理文件的速度，提高工作效率。在两年的公文处理工作中，笔者总结出：急中有稳，多中有重，密中有序，繁中有简的十六字技巧。急中有稳即在遇到急件时要处乱不惊，注意查看公文下发单位、内容、上报材料及回执的时间、报送部门等具体事项，理清对象，以便及时、准确找对呈送领导、承办部门；多中有重即如若在短时间内集中收到多个文件，要权衡轻重，优先处理紧急、重要的文件；密中有序是指在密集的文件中不能自乱分寸，要严格遵守办文流程，不能越位越权，循序渐进地灵活处理；繁中有简指办文人员在繁多的事务中要学会化繁为简，合理简化流程，各个击破。在处理流程中，具体要做好：
　　（一）摸清电子公文系统平台发文稀密疏集的时间段，统筹安排，发挥时间效能的最大化。系统平台在分发文件时按顺序一个一个学校分发，除了特文、急文，上午八点到十点，下午两点到三点这两个时间段文件很少。电子公文处理人员可以在这些时间段统筹安排工作，间隔稍长时间刷新，而在上午十点半到十二点、下午四点到五点这些时间段要间隔短时间刷新。
　　（二）坚持原则性与灵活性相结合，正确分析文件级别，合理区别文件处理的轻重缓急。上级发文时有的文件标示急件的不一定紧急，比如涉及公布获奖结果的文件与同类急件相比就可以稍微慢点处理；标示普通的要报材料的文件，可以优先处理，以便给承办部门留有足够的报请处理时间及准备材料时间。在发文时，既要严格遵循发文流程，坚持原则性，对发文的起草、收取、报批、承办流程层层把关，又要根据公文的实效性，灵活处理，遵循急件急办，特件特办，平件抓紧办，确保收发文及时，不误事。
　　（三）正确理解领导批示内容。阅示阅处阅文阅知等词语经常出现在领导批示中。针对阅示的文件，要按照阅示对象呈送给上一级领导阅读、批示；针对阅处的文件，必须按照领导的批示内容交由相关部门公文处理人员签领、传递给部门负责人承办，反馈处理结果，归档；针对阅文阅知的文件，要及时提交或呈送给相关部门主要负责人，以期理解文件要求，领会文件精神，向该部门传达。如果涉及几个部门负责人阅文，在没有实现电子公文流转自动化的高校，可以把带有领导批示的公文原件呈送给相关部门负责人，阅读、签名之后直接归档。既可以减少公文不必要的流转，节省时间，也可以避免重复打印，浪费纸张。
　　（四）多渠道请示，多方式汇报。遇到特急文、加急文，而恰巧相关领导出差或正在开会，在不知情的情况下，可以先打电话，未接通的话，可以通过发送短信，简明扼要汇报紧急事项。在不紧急的情况下，可以采取QQ、微信留言，发送邮件之后再短信告知。
　　（五）严格自身管理，增强责任心。高校寒暑假期间，除法定节假日，高校的上级主管部门处于正常上班状态，公文下达不停歇。高校电子公文处理人员要在放假前对假期值班者进行电子公文接收、处理的注意事项进行业务培训，避免导致重要工作无法落实，造成工作被动。
　　（六）建设文件库，及时完善文件信息，做好文件督办、归档工作。可以把来文分为上级文、外来文、机密文等，建立ECEL表格，将收发文日期、文件编号、文件标题、部门领导签批时间、上级领导批示时间、批示内容、处理结果等逐项按年份、按顺序、按序号编辑，形成文件库。当接收到带有相同关键词的文件时，搜索之前批示内容及处理结果，快捷地为部门领导签批提供可靠性参考，方便查询文件处理结果，以便做好督办和归档。
　　（七）正确处理收发文遇到的特殊情况。当遇到错发、漏发文时，要及时撤回、补发，并及时与发送方、接收方沟通协调，尽量把损失减到最小。当遇到来文签章、报送时间错误、正文内容前后矛盾等问题时要及时与上级部门沟通确认，以免误导领导，造成不必要的麻烦。
　　总之，高校电子公文处理是一项复杂而艰巨的工作。只有结合新形势下高等教育的发展实际，从办公室工作的基本特点出发，正确看待高校电子公文处理的重要性和意义，从思想上重视，并善于在工作实践中总结经验和技巧，才能更好地提升办文速度，提高办公效率。
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