大数据视阈下高校档案事业发展的现实困境与出路

　　【摘要】在大数据环境下，高校档案事业发展面临的主要问题：一是高校档案事业制度设计不合理；二是高校档案馆在先进技术应用上较为落后；三是向社会公众提供的档案资源短缺等。在此基础上，提出了把创新作为转变档案事业发展方式的核心内容，驱动高校档案事业转型升级；改变档案管理的宏观政策，驱动高校档案事业释放新活力等发展思路。
　　【关键词】大数据；高校档案事业；困境；创新；转型；路径
　　大数据时代的来临，不仅对人们的主观思维、思想意识产生直接的影响，而且在客观上为社会结构、社会阶层、社会运行模式的变化提供了新的挑战和契机。那么，高校档案事业如何抓住这一难得的发展机遇，坚持创新、协调、绿色、开放、共享发展理念。加快高校档案事业发展方式的转变，主动适应和服务经济新常态，从而实现高校档案事业跨越式的发展。
　　一、大数据时代高校档案事业发展面临的困境
　　近年来，虽然高校档案事业取得了巨大的发展，但是与发达国家相比，我们仍然存在一定的差距和一些不容忽视的问题。在大数据时代，高校档案事业主要面临以下问题：
　　（一）制度设计不合理。高校档案事业制度设计不合理，主要体现在：档案开放制度，档案利用制度没有为档案利用者制造方便。在现有的有关档案制度中，主要站在档案部门这边考虑，比如档案馆上班时间为周一到周五，恰恰这个时间，也是普通公众正常上班的时间，若要去档案馆查阅相关资料，显然，就必须请假才行。又比如，在档案开放利用方面，我们仅规定了档案利用者在利用档案时，应注意的有关事项，而没有明确规定档案部门是否应该承担可开放、应开放档案而未开放的责任。这就意味着，把更多的行政自由裁量权留给了档案部门，对社会公众而言，由于信息权益无法保障而处于相对弱势地位，长此下去，必将导致档案部门的服务意识得不到增强，社会公众对档案信息的需求无法表达和满足。从而，进一步扩大了档案部门和社会公众之间的鸿沟。再比如，档案管理制度，对于电子档案的管理，我国的相关法律法规、规范文件以及相关职能管理部门均要求档案工作人员，重要电子档案要按双套制管理进行归档。殊不知，这样做不仅要为纸质档案付出原先的社会成本，而且还要为保存电子档案付出另外一种成本。实际上是造成了机构数据资源的大量重复浪费，增加了副本管理的工作量和库房占用量，降低了工作效率。是一种低效益、高消费。既不符合当前社会所倡导的建设节约型社会的理念，也有违绿色经济发展和低碳环保的理念。怀着对信息技术极大的不信任态度，总认为电子档案不安全并且有很大危险，而纸质载体最安全。从而造成大量的人力、物力、财力资源浪费。
　　（二）技术应用较为落后。长期以来，高校档案部门的人员头脑中都有着重技术，轻管理的思想。然而现实恰恰是高校档案馆在先进技术应用上，已经远远落后发达国家的档案馆，特别在档案在线服务、数字档案馆建设等方面。反观高校档案馆网上查询服务就可以知道：其检索窗口，主要是从档案工作者的视角制定的。比如：需要输入比较专业的案卷号目录号等等。显然，这些专业检索项对于普通的档案利用者来说是生疏的。如果我们想达到像查询图书馆信息一样查询档案馆资料，那么，必须要使用先进技术保障馆藏档案信息的安全，而这正是高校档案管理的一个短板，这些技术到目前为止，在我国的档案馆界还没有使用。此外，在高校档案事业发展中，对于档案技术的研究、开发和利用还没有引起人们的足够重视。事实上，现阶段高校更多的是侧重于如何把技术力量用于档案资源的备份研究方面，而对于檔案其他方面的研究则很少，特别是有关档案方面的新技术、新设备的发明与使用，近年来很少有研究。
　　（三）向社会公众提供的档案资源短缺。高校的档案资源总量虽然庞大，但很多高校档案网站提供的已公开的在线档案信息要么只限于目录级，要么只是政府文件性质的全文信息。多数高校档案馆近几年来在线档案信息，不仅没有增加，而且越来越不对外开放。甚至将原先已经开放在线发布的可以利用的档案和目录，也收回或取消，并且不再对外开放。这种向社会公众提供的高校档案资源短缺，必然导致社会公众的高校档案信息需求无法全面满足。
　　从大数据时代高校档案事业面临的挑战来看，必须向结构调整和机制转型要动力、要速度。从供给侧看，着力改善高校档案事业供给环境，优化高校档案事业供给侧机制，释放潜力、创新驱动，形成高校档案事业创新驱动的发展方式。推动高校档案事业转型、升级，是破解大数据时代高校档案事业发展难题的关键。值得指出的是，大数据时代高校档案事业创新驱动发展的创新应是多方面的，它包括科技创新、制度创新、观念创新和服务创新等，其中科技创新是关系全局的核心。事实上，大数据时代高校档案事业的创新驱动发展方式不只是解决效率问题，更为重要的是依靠技术和激励创新制度等无形要素的新组合，实现高校档案事业向更高层次、更高水平的发展。
　　二、基于大数据的高校档案事业发展思路
　　（一）把创新作为转变档案事业发展方式的核心内容，驱动高校档案事业转型升级。大数据时代高校档案事业必须把创新作为转变发展方式的核心内容，紧紧围绕创新、协调、绿色、开放、共享五大发展理念，把创新摆在档案事业发展全局的核心位置，构建以创新为核心的新的档案管理模式，使创新成为高校档案事业发展的动力，促进高校档案事业健康、快速地发展。具体主要应在以下几方面进行创新：
　　1。制度层面创新。主要涉及高校档案事业管理体制的革新，而革新体制关系到档案事业的方方面面。因此，可以预见对其改革将面临来自社会各方面的阻力，难度非常大。但是体制不创新，大数据时代高校档案事业将得不到实质性的发展与进步，所以难度再大，阻力再多也要进行。比如，目前电子档案双套制管理模式是通过行政规范文件和标准确立的。因此，要想突破电子档案双套制管理模式，必须要修订相关的法律文本，废止对电子档案双套制归档的硬性要求，从而解决因为电子档案双套制给档案工作带来的很多不利。总之，档案管理部门不能一意孤行地死守电子档案双套制管理，否则将会给社会管理带来冲突和矛盾。从档案管理改革来看，应逐步由双套制管理走向单套制管理。此外，要在法律文本中明确规定电子档案的法律地位，并为之提供相应的制度与措施保障。
　　2。技术层面创新。既是对档案保管技术的创新，更是对档案利用和档案信息服务技术的创新。随着时间的推移和新技术、新载体的出现，给高校档案保管带来新的挑战，我们必须对现有档案保管技术进行适时创新。要想解决电子档案长久保存以及其安全问题，唯有技术创新。因为，只有通过技术的手段才能解决技术的问题。事实上，只要电子档案处于安全的信息技术环境中，通过完善的备份条件和及时的迁移工作，结合有效的检查手段，可以达到长期保存的目标。这样，电子档案就具有了纸质档案拥有的优势。此外，档案利用和服务的技术创新，也需要信息技术作为支撑。高校档案部门要充分利用新技术，以数字档案资源建设为重点，加强数字档案馆建设，积极开展档案信息网上在线服务等。
　　3。观念层面创新。随着大数据时代的来临，电子档案单套制是发展的必然趋势。与传统档案管理相比，电子档案
　　单套制管理是新事物，管理有一定的难度。就需要档案工作者加快知识更新的步伐，提升计算机能力，树立责任意识和风险意识，主动自觉适应电子档案由双套制管理向单套制管理转变，通过各种渠道和形式提高自身的综合素质。与此同时，要把官本位的思想转向民本位思想，档案工作要接地气，要多从社会公众角度思考档案工作的重心，摒弃怕担责任的想法，加大档案开放的力度。
　　4。服务层面创新。除了在技术上要求档案部门利用先进技术、先进设备满足公众的档案信息需求外，还要求高校档案部门在服务时间、服务方式等方面创新。比如：打破现有的、固定的档案馆作息时间安排，设置灵活的、弹性制的工作时间。还可根据社会信息的需求，开展主动推送服务、或者根据利用者实际需要开展送档案上门服务，改变被动的你来我调的档案服务模式等。总之，当前档案信息服务创新的重点应在于借助于先进的信息技术开展档案信息网络在线服务。
　　（二）改变档案管理的宏观政策，驱动高校档案事业释放新活力。大数据时代高校档案事业改革的核心应该是：正确处理高校档案部门及档案人员与社会公众的关系，提高工作效率。降低制度性交易成本，提高高校档案事业供给体系的质量和效益。多年来，高校档案管理决策者更多地考虑档案保持的安全性和可靠性，而较少考虑档案的需求侧。出现档案资源总量庞大，但向社会公众提供的高校档案资源短缺的现象。
　　因此，未来高校档案事业在政策上，必须通过深化改革，从体制层面创新打破高校档案事业发展的供给侧瓶颈，创造新供给。着力推进档案供给侧结构性改革和提高档案供给体系与效率，并从宏观政策上厘清高校档案管理部门及档案人员的职能和定位。打通高校档案管理服务最后一公里，以互联网高校档案作为推动大数据时代高校档案事业改革的重要手段之一。加快立法进程，確立电子档案的法律地位。大力发展信息技术，提高电子档案的安全性，积极主动推行电子档案单套制。这对高校档案管理部门改变传统的权力型定位，逐步实现向服务型高校档案管理部门转变奠定了基础。
　　为此，高校档案管理部门还应着力加强政策措施创新，对创新驱动尚不相匹配的档案管理体系，应尽快突破一些技术、法律和体制上的藩篱。与此同时，在大数据时代，高校档案部门还应加快数字档案馆建设。实现高校档案信息资源跨地区、跨行业、跨层级、跨部门的信息共享和业务协同，建设高校各档案馆之间互相联系的档案信息资源服务网。并从国家战略的高度上，乘势推动智慧档案馆建设，使高校档案事业发展释放新的活力。
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